Zehn Jahre GDPDU

Die Zeitbombe tickt

Von Günter Hässel

14.07.2011

Günter Hässel bricht eine Lanze für die KMU und ihre Berater, mahnt sie aber auch zu intensiverem Handeln.

Fast niemand aus der Wirtschaft oder den (steuer)beratenden Berufen wollte sich vor 10 Jahren mit dem digitalen Datenzugriff, mit dieser Neuerung im Steuerrecht beschäftigen. Fast niemand meinte hierfür Zeit und Energie aufwenden zu müssen. Fast niemand erkannte oder wollte erkennen, welches mächtige neue Instrument sich die Finanzverwaltung aufzubauen im Begriff war.

Ob es der Erleichterung bei der Durchführung der Außenprüfungen dient? Viele vor allem kleine und mittelständische Unternehmer und auch ihre steuerlichen Berater sind der Meinung, dass sie durch GDPdU mehr belastet als entlastet werden. Die Finanzverwaltung bejaht die Erleichterung, nicht ohne darauf hinzuweisen, dass sie nur nachgezogen habe, um mit der technischen Fortentwicklung Schritt zu halten.

In den zehn Jahren mussten wir erleben, dass gerade wegen der Entwicklung der EDV die Anforderungen der Finanzverwaltung immer größer wurden. Dachte man zunächst nur daran, die Buchführungsdaten bereitstellen zu müssen, wurde sehr schnell klar, dass auch die Lohnbuchführung von GDPdU betroffen ist. Dies war von vielen noch nicht erkannt und daher auch nicht umgesetzt, entwickelte sich auch für KMU der in Großbetrieben seit Jahren bekannte elektronische Austausch von Rechnungen - ein weiteres Feld für GDPdU.

An dieser Stelle muss man eine Lanze brechen für KMU und ihre Berater. Die kriminellen Steuerhinterzieher findet man in diesen Kreisen nicht und das weiß auch die Finanzverwaltung. Dennoch hat sie in ihrer allgegenwärtigen Angst, betrogen zu werden, dem Versand elektronischer Rechnungen mit der Verpflichtung, einen Signaturnachweis beizufügen, dieser neuen Rationalisierungsmöglichkeit einen Bärendienst erwiesen. Elektronische Rechnungen haben sich daher in KMU nicht behauptet.

Dass Literatur und vor allem Rechtsprechung sich entgegen sonstigen Gepflogenheiten relativ selten melden, mag man begrüßen. Das dürfte aber nicht daran liegen, dass es keine Probleme gibt. Vielmehr wird bei Außenprüfungen schon immer versucht, möglichst viel intern zu erledigen und dann auch nicht an die große Glocke zu hängen. Dass dies im nächsten Jahrzehnt so bleiben wird, darf man hoffen und wünschen, aber auch anzweifeln. Inzwischen hat die Finanzverwaltung sich mit dem auch für sie neuen Instrument vertraut gemacht, sie hat ihr Personal eingearbeitet und geschult. Sie steht also in den Startlöchern.

KMU und ihre Berater dagegen haben teilweise noch nicht erkannt, welche Zeitbombe da tickt. So reicht es eben nicht aus, Daten aus der Finanz- und Lohnbuchführung durch das berufsständische Rechenzentrum - das im Übrigen zur Schulung und Information seiner Mitglieder erstaunlich wenig beiträgt - "auf eine CD brennen zu lassen". Das können im Übrigen alle seriösen anderen Programmanbieter auch. Letztere habe erfreulicherweise zum Teil erkannt, dass viele bei GDPdU benötigte Daten nicht in der Buchführung zu finden sind, sondern in E-Mail-Verzeichnissen, im Bereich des Dokumentenmanagements, in der Auftragsverwaltung und anderen Bereichen der EDV. Allerdings ist man auch hier offensichtlich noch teilweise unsicher, wie man steuerlich relevante von steuerlich nicht relevanten Daten unterscheidet und dann entsprechend vor- und aufbereitet.

Alle Daten, also auch zum Beispiel E-Mails, sind in elektronischer Form vorzulegen, wenn sie steuerlich relevant sind. Das wissen viele Steuerpflichtige nicht, obwohl sie die Abgrenzung, was steuerlich relevant ist, nach GDPdU zu treffen haben. Und wenn eine Trennung nicht erfolgt ist, ist dem Prüfer der Zugriff auch auf die steuerlich nicht relevanten Daten zu gestatten. Das ergibt sich aus I. 6. des Fragen und Antwortenkatalogs der Finanzverwaltung (FAQ). Darunter fallen eben auch E-Mails (III. 9 FAQ), und wenn ein Unternehmen die Anforderungen von GDPdU nicht erfüllt, "…wird die Finanzverwaltung in unterschiedlicher Weise reagieren. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z.B. in Betracht: Bußgeld, Zwangsmittel, Verzögerungsgeld, Schätzung" (I, 18 FAQ).

Häufig besteht ein von vielen unerkanntes Zeitproblem. Denn wenn die Daten nicht bei ihrer Entstehung in steuerlich relevant und nicht relevant unterschieden werden, fehlt es an den entsprechenden Organisationsformen. Eine Nachholung zum Zeitpunkt der Prüfung ist, unabhängig davon, ob sie zulässig ist, praktisch nicht mehr zu bewerkstelligen.

Es bleibt zu hoffen, dass die GDPdU-Front zwischen Finanzverwaltung und KMU auch im nächsten Jahrzehnt so friedlich bleibt. Dass Außenprüfungen künftig einen anderen Ablauf als die bisherigen "Papierprüfungen" haben werden, ist unumstritten. Die Prüfer scheinen hierauf jedenfalls besser vorbereitet zu sein als KMU und ihre Berater.