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Betriebsprüfer wollen vom Unternehmen heute Daten sehen, um die Buchführung zu durchleuchten. Nicht alle Unternehmen können die geforderten Daten liefern. Woran es hapert, zeigt eine Zusammenstellung von Kritikpunkten aus bereits abgeschlossenen Prüfungen.
Anforderungen und Voraussetzungen
Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung muss die
Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten
innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle
und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann und die
Geschäftsvorfälle retrograd und progressiv prüfbar sind. Die
Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung
verfolgen lassen.
Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die
Grundaufzeichnungen zu den Konten und schließlich zur Bilanz/Gewinn-
und Verlustrechnung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung
verläuft umgekehrt. Für jede Buchung eines unternehmensexternen oder
unternehmensinternen Geschäftsvorfalls ist ein eindeutiger Beleg
erforderlich.
Im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung reicht es deshalb
nicht, den Originalinhalt von Datenbanktabellen sowie
Tabellen-Verknüpfungen aufzubereiten und dem Prüfer auf einem
Datenträger auszuhändigen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger
DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind die Geschäftsvorfälle -
zur Erfüllung der Kontenfunktion - geordnet nach Sach- und
Personenkonten darzustellen. Die Betriebsprüfer erwarten aktuell einen
Mindestumfang an Informationen für Debitoren, Kreditoren und Sachkonten
sowie Informationen aus der Summen- und Saldenliste. Zusätzlich wird
der Lesezugriff auf die Buchführungsdaten gefordert.
Beispiele festgestellter Mängel
Können diese Mindestvoraussetzungen nicht geschaffen werden, ist die
Prüfbarkeit der überlassenen digitalen Daten nicht gewährleistet. Die
nachfolgende Aufstellung zeigt einzelne Kritikpunkte aus konkreten
Prüfungsfeststellungen bei Betriebsprüfungen in verschiedenen
Unternehmen:
- Ein Lesezugriff auf die Buchführungsdaten der Sachkonten,
Debitoren- und Kreditorenkonten jeweils mit Sortier- und Druckfunktion
konnte für den Prüfer nicht eingerichtet werden. Die Sachkonten
enthielten keine Angabe zum Gegenkonto oder zur Umsatzsteuer, teilweise
war nur ein Gesamtsaldo über mehrere Kalenderjahre gebildet. Im
Lesezugriff muss gezeigt werden können, wie ein komplettes Sachkonto,
Debitoren- oder Kreditorenkonto aufgerufen werden kann.
- Belege zu Abschlussbuchungen sind teilweise nicht nachvollziehbar, z. B. Wertberichtigungen zu Forderungen und Rückstellungen.
- Belege zu unternehmensinternen Geschäftsvorfällen liegen teilweise
nur als Sammelbeleg vor, die keine eindeutigen Rückschlüsse auf die
gebuchten Geschäftsvorfälle zulassen.
- In den Bilanzen ausgewiesene Forderungen und Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen können weder der Höhe nach einzelnen
Gläubigern und Schuldnern zugeordnet werden noch in ihrer Entstehung
und Auflösung nachvollzogen werden.
- Im Sachkontenbereich bestehen für Forderungen und Verbindlichkeiten
aus Lieferungen und Leistungen jeweils mehrere Konten. Die Zuordnung
der Buchungen auf den Personenkonten zu den jeweiligen Sachkonten ist
nicht nachvollziehbar.
- Es konnte keine mit den Sachkonten übereinstimmende Summen- und Saldenliste der Kreditoren zur Verfügung gestellt werden.
- Grundlage für die Übernahme der betrieblichen Sachkonten-Buchungen
zur Erstellung der Jahresabschlüsse durch den Steuerberater sind die
Jahresverkehrszahlen, die in den Summen- und Saldenlisten der einzelnen
Kalenderjahre ausgewiesen sind. Diese lassen sich in der verwendeten
Buchhaltung nicht zweifelsfrei auf Einzelbuchungen zurückführen.
- Da in diesen Summen- und Saldenlisten die ausgewiesenen Endbestände
nicht in allen Fällen mit den Anfangsbeständen des Folgejahrs
übereinstimmen, z. B. bei den Konten zu Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen, ist die Wahrung des Bilanzzusammenhangs
nicht überprüfbar.
- Es ist nicht erkennbar, inwieweit in den Jahresverkehrszahlen der Summen- und Saldenlisten Saldenvorträge enthalten sind.
- Für das Einführungsjahr der Software wurden keine Eröffnungsbilanzwerte mitgeliefert.
- Die Summe der Jahresverkehrszahlen aller Debitoren- und
Kreditorenkonten auf dieser Daten-CD entspricht nicht der Summe aller
Jahresverkehrszahlen der Bilanzkonten zu Forderungen und
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus der dem
Jahresabschluss zugrunde liegenden Summen- und Saldenliste.
- Ein vollständiger Buchungssatz ist aus den überlassenen Daten nicht
zweifelsfrei zu ermitteln. Die Buchungen enthalten keine fortlaufende
Buchungs- oder Belegnummer. Die Angabe eines Gegenkontos fehlt. Dadurch
lässt die Buchung keinen eindeutigen Rückschluss auf den gebuchten
Geschäftsvorfall zu.
- Es ist nicht erkennbar, ob Forderungen und Verbindlichkeiten durch
Zahlung (Geldfluss) oder Verrechnung bzw. Aufrechnung ausgeglichen
wurden. Gleiches gilt für die Bildung und Auflösung von Rückstellungen
und unterjährigen Abgrenzungen.
- Die Buchungen beinhalten keinen Hinweis auf die umsatzsteuerliche
Behandlung bzw. auf einen Umsatzsteuerschlüssel für die jeweiligen
Eingangs- und Ausgangsumsätze (§22 Umsatzsteuergesetz).
Aus diesen Fällen wird klar, dass auf die Business-Logik der
bisherigen Auswertungen, z. B. bei Kontendruck und Summen- und
Saldenliste, nicht verzichtet werden kann. Wenn bereits eine
GDPdU-Lösung oder GDPdU-Schnittstelle eingesetzt wird, sollte geprüft
werden, ob die oben aufgeführten Feststellungen damit vermieden werden
können. Bei Vor- und Nebensystemen ist zukünftig mit einer ähnlichen
Vorgehensweise zu rechnen.
Prüfungsfeststellung
Die Prüfungsstellung fasst die bemängelten Punkte zusammen und kann
mit Sanktionen verbunden sein. Die Prüfungsfeststellung könnte in
diesem Fall wie folgt lauten:
Da somit ein sachverständiger Dritte sich in dem Verfahren der
Buchführung nicht in angemessener Zeit zurechtfinden kann (§145 Abs. 1
AO), Belege zu unternehmensexternen und unternehmensinternen
Geschäftsvorfällen nicht vorliegen oder nicht verständlich sind (§ 147
Abs. 1 AO), die maschinelle Auswertbarkeit der DV-gestützten
Buchführung nicht gesichert (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) bzw. ein Einblick
in die gespeicherten Daten nicht (ausreichend) möglich ist (§147 Abs. 6
AO), ist die Buchführung im Prüfungszeitraum formell nicht
ordnungsmäßig. Die formellen Mängel sind gravierend und berühren das
Wesen der Buchführung. Für den Prüfungszeitraum werden die
Besteuergrundlagen geschätzt. Zukünftig sind die Grundsätze
ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten.
Verzögerungsgeld
Inwieweit das mit dem Jahressteuergesetz 2009 eingeführte
Verzögerungsgeld hier wirksam wird, ist noch ungeklärt. Zu einer Reihe
von Einzelfragen wird es auf Bundes- und Länderebene noch Abstimmungen
geben müssen, deren Ergebnisse hoffentlich bald über einen
Anwendungserlass oder ein BMF-Schreiben bekannt gegeben werden.
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