Erfahrungen mit der elektronischen Betriebsprüfung bei der Firma Knauber
„Wenn an der elektronischen Betriebsprüfung schon kein Weg vorbeiführt, dann springen wir lieber schnell ins kalte Wasser." Mit dieser Einstellung ging die Firma Knauber an die unlängst anstehende Betriebsprüfung heran. Knauber erwarb kurzfristig die von der Finanzverwaltung eingesetzte Prüfsoftware IDEA und stellte sie dem Prüfer auf einem leistungsstarken PC zur Verfügung. Darüber hinaus war Knauber bei der Datenbereitstellung sehr kooperativ und entdeckte, wie viel ungeahnter Zusatznutzen eine Software wie IDEA im Unternehmen entfalten kann.
Die Betriebsprüfung über die Jahre 1998 - 2000 stand bei der Carl Knauber Holding GmbH & Co. KG (www.knauber.de) an. Das im Großraum Bonn/Köln tätige Handelsunternehmen (Freizeitmärkte, Heizungstechnik, Mineralöl, Gas) mit 350 Mill. Euro Umsatz (in 2001) hatte dem Betriebsprüfer jede Menge Daten zu bieten: 10.000 Kreditoren, 50.000 Debitoren, 500 Sachkonten, 350 Kostenstellen, 3 Mill. Buchungssätze bei 4 Mandanten. Der Prüfer kam, packte sein Notebook (512 KB Arbeitsspeicher, 2 GB Festplatte) aus und ... würde wohl heute noch prüfen, denn sein Computer ging bei dieser Datenmenge schnell in die Knie. Kurzentschlossen stellte ihm Hasan Cürük, der Leiter Organisation und Datenverarbeitung bei Knauber einen nagelneuen PC hin: 4 GB Arbeitsspeicher, 200 GB Festplatte. Und er packte IDEA auf den Rechner, die Software, mit der zukünftig alle 14.000 Außenprüfer der Finanzverwaltung prüfen werden.
Durch die Installation von IDEA ließ sich auch eine unternehmensspezifische „Altlast" beseitigen. Ein Teil der prüfungsrelevanten Daten befand sich auf einem bereits 1999 ausgemusterten, weil nicht jahr-2000-fähigen Wang-System. Das wurde immer nur noch dann wieder hochgefahren, wenn ein Betriebsprüfer kam. Doch dieses Mal war partout nichts zu machen, der Rechner ließ sich nicht starten. An die Buchführungsdaten war so direkt nicht mehr heranzukommen. Glücklicherweise gab es noch die alten Drucklisten, auch in elektronischer Form. Und aus diesen ließen sich mit Hilfe von IDEA die Buchführungsdaten wieder zum Leben erwecken.
Und nicht nur das. Musste früher am Wang-System ein Mitarbeiter 4 Wochen lang für den Prüfer abgestellt werden, so war dies mit IDEA nun nicht mehr nötig. Und es taten sich weitere Möglichkeiten auf, eine Prüfung für das Unternehmen kostengünstiger zu gestalten. IDEA protokolliert im Hintergrund alles mit, was der Benutzer macht. und speichert das Protokoll als Makro ab. Das kann der Prüfer beim nächsten Mal dann zur Verfügung gestellt bekommen, damit die Prüfung noch schneller geht. Schließlich muss man das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.
Das bekommen nun auch die Wirtschaftsprüfer von Knauber zu hören. Bislang haben sie Jahr für Jahr immer wieder die selben EXCEL-Tabellen neu entwickelt. Doch damit ist jetzt Schluss. Sie bekommen den leistungsstarken IDEA-Rechner hingestellt, können so von der ersten Minute an effizienter arbeiten und helfen damit dem Unternehmen die Wirtschaftsprüfungskosten zu optimieren.
Die Betriebsprüfung mit IDEA führte zu teilweise erstaunlichen Ergebnissen. So trat ein Programmfehler im alten Wang-System zu Tage, der zuvor 12 Jahre lang von niemandem entdeckt wurde.
Nur gute Erfahrungen machte Knauber mit der sehr kooperativen Einstellung bei der Betriebsprüfung. So wurde etwa mit dem Prüfer frühzeitig die Problematik mit dem alten System besprochen und eine für beide Seiten akzeptable Einigung erzielt.
Schnell erweiterte sich bei Knauber der Kreis der IDEA-Nutzer um die Mitarbeiter des Controllings und der Buchhaltung. Was die Mitarbeiter damit alles machen? Die Steuerprüfung und deren Vorbereitung einschließlich eines Vorabchecks, Klärungsarbeiten in der Finanzbuchhaltung wie Kontenklärungen, Erstellung von internen Auswertungen, Informationsaufbereitung für die verschiedensten Zwecke, weitere Nutzung von bereits archivierten Daten.
Bevor sich der Nutzen von IDEA im Unternehmen entfalten konnte, war allerdings noch eine Hürde zu nehmen. Die Mitarbeiter mussten von den neuen Gedanken und Ideen erst überzeugt werden. Das war insbesondere bei den altgedienten Buchhaltern nicht ganz einfach. Doch schließlich gelang es.
Die Vorteile der Nutzung eines Tools wie IDEA fasst Hasan Cürük so zusammen:
- Externe wie Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer benötigen keine Detailkenntnisse der firmeneigenen Finanzbuchhaltungsprogramme
- Es sind nur geringe EDV-Fachkenntnisse erforderlich
- Die Prüfer können selbstständig arbeiten
- Die internen Zuarbeiten für die Prüfer werden reduziert
- Deutlich kürzere Zugriffszeiten auf Informationen
- Der Anwender kann die Informationen selbst aufbereiten
- Geringer Schulungsbedarf
- Weitreichende Auswertungsmöglichkeiten ohne Zusatzprogrammierung
- Verzicht auf kostenintensive Archivierung
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