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Es ist möglich, die E-Mail-Kommunikation auf den Ebenen des steuerlichen und handelsrechtlichen Archivierungsrechts und der damit zusammenhängenden Rechtsgebiete des Beweisrechts und des Arbeitsrechts rechtssicher zu gestalten. Die technische Lösung kann hierbei unterschiedlich sein und hängt nicht nur von der Aufbewahrungspflicht von steuerlich relevanten E-Mails ab.
Relevante rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Grundlagen sind komplex. Das Recht der elektronischen Archivierung der E-Mail-Kommunikation umfasst die Aufbewahrungspflichten nach HGB, Abgabenordnung, und die Interpretation dieser Pflichten durch das Bundesfinanzministerium in den GoBS, den GDPdU und den FAQ. Diese Vorschriften sind maßgeblich für die Pflicht zur E-Mail-Archivierung, die Integrität und Wiederauffindbarkeit und den Zugriff der Finanzbehörden.
Varianten der E-Mail-Archivierung
Es besteht keine Verpflichtung zu bestimmten Speichersystemen, zu einem E-Mail-Archivierungssystem, zu einer server-basierten oder client-basierten Lösung.
Variante
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Umfang der Archivierung
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Entscheidungs- instanz
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Beispiele
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1
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Alles archivieren
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Gobale Einstellung: ALLES
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Archivierung des E-Mail-Lournales des E-Mail-Servers von E-Mail-Appliances
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2
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Regel-basierte Untermenge im Archivsystem
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Vordefinierte Regeln
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Alle Objekte der E-Mail-Adressen der Buchhaltungs-Mitarbeiter
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3
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Selektive Ablage im Archivsystem
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Endanwender
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Manuelles Indexieren und Ablegen von steuerrelevanten E-Mails in elektronischen Aktenstrukturen
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4
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Ablage im E-Mailsystem
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Endanwender
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Manuelles Umsortieren im E-Mail-System
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5
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Ausdruck
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Endanwender
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Selektiver Ausdruck der relevanten E-Mails
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Als Königsweg wird eine Kombination aus der Variante 1 und 3 gesehen. Sachbearbeiter legen E-Mails mit Aktenbezug in elektronischen Akten ab, wo diese auch fachlich hingehören. Zusätzlich erfolgt eine vollständige Archivierung von E-Mails, um im Zweifelsfall auf übersehene, plötzlich relevant gewordene, ausgehende, interne oder sonstige E-Mails zuzugreifen. Bei der vollständigen Archivierung könnte man sich auf einen Zeitraum beschränken, der typischerweise nachweispflichtig ist, z.B. 3 bis 5 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen der fachlich abgelegten E-Mails ergeben sich aus den Regeln des elektronischen Archivsystems für die dort definierten Aktenstrukturen.
Stolpersteine
- Identifizierung von steuerrelevanten E-Mails
- Automatische Indizierung von steuerrelevanten E-Mails
- Zuständigkeit für die Archivierung
- Maschinelle Auswertbarkeit von E-Mails
- Indexierung von steuerrelevanten E-Mails
- Abgrenzung zu privaten E-Mails
- Umgang mit qualifizierten Signaturen
Ausführlichere Informationen
Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
- Scannen von Papierdokumenten (März 2011)
- Archivierung elektronischer Rechnungen (April 2011)
- E-Mail-Kommunikation (Mai 2011)
- Archivierung von PC-Dateien (Juni 2011)
- Archivierung und Bereitstellung von steuerrelevanten Daten (Juli 2011)
- Archivierung EDI und andere Nachrichtendateien (August 2011)
- Outsourcing von archivrelevanter Infrastruktur oder Prozessen (September 2011)
- Zertifizierung eines elektronischen Archivsystems (Oktober 2011)
- Migration von elektronischen Archivsystemen (November 2011)
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