Unabhängig davon, ob elektronische Rechnungen signiert (wie heute noch erforderlich) oder unsigniert (wie in Zukunft möglich) verschickt werden, sie müssen elektronisch aufbewahrt werden. Welche Aufbewahrungspflichten bestehen im Einzelnen? Was muss bei einer ordnungsmäßigen Aufbewahrung beachtete werden? Welche Stolpersteine gibt es dabei?
Absender und Empfänger sind zur Aufbewahrung verpflichtet. Die Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfrist nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit an einem gesetzlich zulässigen Aufbewahrungsort aufbewahrt werden.
Aufbewahrungspflicht
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger haben unterschiedliche Archivierungspflichten.
Die Archivierungspflicht des Rechnungsausstellers umfasst:
- ein Doppel der versendeten elektronischen Rechnung in elektronischer Form,
- das Zertifikat, mit dem die Rechnung signiert wurde.
Der Rechnungsempfänger hat zu archivieren:
- die empfangene elektronische Rechnung in elektronischer Form
- das qualifizierte Zertifikat,
- den Signaturprüfschlüssel zur empfangenen elektronischen Rechnung,
- das Prüfprotokoll zur Signatur zum Zeitpunkt des Rechnungszugangs.
Ordnungsmäßige Aufbewahrung
Für die Archivierung und Prüfbarkeit von elektronischen Rechnungen sind die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Originär elektronische Rechnungen, wie z.B. die Email-Rechnung, müssen nach den weitergehenden Anforderungen der GDPdU archiviert werden.
Typische Stolpersteine
Typische Stolpersteine im Rahmen eines Projektes zu elektronischen Rechnungen sind:
- Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts erfordert nach geltender Rechtslage (Stand April 2011) eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. einen elektronischen Datenaustausch (EDI) nebst Vereinbarung.
- Aufbewahrung beim Empfänger ausschließlich in Papierform führt grundsätzlich zum Verlust des Vorsteuerabzugs.
- Fehlende rechtliche Vereinbarung beim elektronischen Rechnungsversand über Dienstleister (Nutzungsvereinbarung, Vollmachten).
- Fehlender Verifikationsprozess auf Seiten des Rechnungsempfängers.
- Keine bzw. nur unvollständige Verfahrensdokumentation.
- Fehlende Vereinbarung beim Austausch elektronischer Rechnungsdaten über EDI.
Weitere Informationen zu
- Elektronische Rechnung und die Gesetzgebung zur Umsatzsteuer
- Outsourcing der Rechnungsübermittlung
- Aufbewahrungsort
im Buch "Steuersicher archivieren"
Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
- Scannen von Papierdokumenten (März 2011)
- Archivierung elektronischer Rechnungen (April 2011)
- E-Mail-Kommunikation (Mai 2011)
- Archivierung von PC-Dateien (Juni 2011)
- Archivierung und Bereitstellung von steuerrelevanten Daten (Juli 2011)
- Archivierung EDI und andere Nachrichtendateien (August 2011)
- Outsourcing von archivrelevanter Infrastruktur oder Prozessen (September 2011)
- Zertifizierung eines elektronischen Archivsystems (Oktober 2011)
- Migration von elektronischen Archivsystemen (November 2011)
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