|
Während die Diskussionen rund um die GDPdU bislang in weiten Teilen
theoretisch geprägt waren, haben inzwischen die ersten digitalen
Betriebsprüfungen stattgefunden. Insoweit wurden viele bislang zumeist
in der Theorie diskutierten Problemfelder von der Praxis unter
verschiedenen denkbaren Ausgestaltungen der IT-Wirklichkeit durchlebt
und somit wichtige Erkenntnisse für die Praxistauglichkeit der GDPdU
gewonnen. Stets im Mittelpunkt des Interesses stand dabei die Frage,
welche Anforderungen an die Auswertbarkeit von älteren Daten gestellt
werden, die nicht mehr im Produktivsystem vorliegen und separat
archiviert wurden: Wie wird hier im Fall einer Betriebsprüfung
vorgegangen? Dabei liegt die Verantwortung für die Bereitstellung der
steuerrelevanten Daten nebst Auswertungsmöglichkeiten stets beim
Steuerpflichtigen. Schlüsselkomponente und Maßstab zugleich bildet
dabei stets die IDEA-Software, da sie vom Betriebsprüfer für die
Auswertung verwendet wird.
Wozu Archivsysteme?
Zunächst ist festzustellen, dass weder die Abgabenordnung noch die
hierzu ergangene Verwaltungsanweisung - die GDPdU - eine Pflicht zur
Einrichtung von Archivsystemen vorsehen. Dennoch erlangen Archivsysteme
im GDPdU-Kontext eine wichtige Bedeutung, sobald in den operativen
Haupt-, Neben- und vorgelagerten Systemen die steuerrelevanten Daten
des Prüfungszeitraumes nicht mehr auswertbar vorliegen und insoweit auf
bereits archivierte Datenbestände zurückgegriffen werden muss.
Angesichts der Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren wird die
Auslagerung von Datenbeständen aus den Produktivsystemen aus Kosten-
bzw. Performanceüberlegungen besonders bei mittleren und größeren
Anwendungen den Regelfall darstellen. Es ist hierbei auch zu
unterscheiden, ob die Daten a) nur im Rahmen einer Datensicherung
ausgelagert, b) von der Anwendungssoftware selbst für die externe
Speicherung vorbereitet und verwaltet oder c) in ein externes,
unabhängiges Archivsystem übergeben werden. Fall, a), Datensicherung,
ist eine Selbstverständlichkeit. Sie hat aber nicht direkt mit der
recherchierbaren Speicherung von Daten und Dokumenten in einem
Archivsystem zu tun - auch wenn die Hersteller von
Datensicherungssoftware hierfür ebenfalls den Begriff Archivierung
benutzen. Wird das Produktivsystem, in dem die Daten entstanden sind,
auch für die Aufbereitung und Speicherung älterer Datenbestände
genutzt, dann sind in Fall b) diese nur mit dem die Daten erzeugenden
System verarbeitungsfähig. Spätestens Updates oder Migrationen auf
andere Systeme führen hier zu Problemen. Im Markt hat sich daher der
Ansatz c) herausgebildet, unabhängige Archivsysteme für die Speicherung
dieser Daten zu verwenden. Dabei liegt die eigentliche Motivation für
den Einsatz von Archivlösungen keineswegs in den GDPdU, als vielmehr in
rein betriebswirtschaftlichen Überlegungen, insbesondere in der
Motivation, unternehmensinterne Prozesse zu verbessern. Das
Archivsystem speichert die steuerrelevanten Informationen zusammen mit
allen anderen Daten und Dokumenten. Nur so ist ein aufwändiges
Archivsystem wirtschaftlich zu nutzen.
Archivierung versus Auswertbarkeit
Die durch die Abgabenordnung, §§ 146, 147 AO, geforderte
Auswertbarkeit von Daten ist keine
originäre Aufgabe des Archivsystems. Archivsysteme dienen der
langfristigen, sicheren und unveränderbaren Speicherung von
Informationen, nicht zu deren Verarbeitung. Die Daten im Archivsystem
sind auch nur dann auswertbar, wenn sie bereits vollständig, richtig
und mit den entsprechenden Strukturinformationen zum Aufbau der
Datenbestände archiviert wurden. Die Auswertbarkeit muss daher von den
Haupt- und Nebensystemen bereits bei der Übergabe der Daten an das
Archivsystem sichergestellt sein. Bleibt die Frage nach den
"GDPdU-konformen" Auswertungsmöglichkeiten und deren Bereitstellung im
Archivsystem. Während die Abgabenordnung keine Aussage über die
Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten beinhalten,
fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen-
und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005)
quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen
des Produktivsystems entsprechen. Spätestens hier wird deutlich, dass
diese Anforderungen nicht durch Archivlösungen abgedeckt werden können,
deren originäre Zielsetzung nicht in der Auswertung, als vielmehr in
der revisionssicheren Langzeitarchivierung besteht. Es kann nicht
Aufgabe eines Archivsystems sein, die Auswertungsmöglichkeiten
beliebiger ERP-Systeme in unterschiedlichsten Varianten, Versionen und
Konfigurationen über jahrzehntelange Zeiträume nachzubilden. Wie kann
es nun dennoch gelingen, die geforderte Auswertbarkeit herzustellen,
ohne dass steuerrelevante Daten zwingend im operativen System
vorgehalten werden müssen? Vielfach diskutierte Ideen wie z. B.
"IT-Museen", die in Unternehmen alte Systeme zur Auswertung der Daten
über Jahrzehnte lauffähig vorhalten, oder die Vorstellung, alte
Datenbestände nach einem Jahrzehnt "einfach" in die laufende Anwendung
zurückzuladen, sind unrealistisch. Im Sinne einer praxistauglichen und
wirtschaftlich angemessenen Lösung sind solche Szenarien abzulehnen.
Der Blick in das Unternehmen entscheidet!
Die Frage nach den geforderten Auswertungsmöglichkeiten lässt sich
weder über eine Generalklausel, noch über die Androhung von
"Sippenhaft" im Falle fehlender Auswertungsmöglichkeiten lösen. Das
übergeordnete Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen
Auswertungsmöglichkeiten muss vielmehr unternehmensspezifisch mit Leben
erfüllt werden. Dies entspricht auch den Erfahrungswerten aus den
ersten digitalen Betriebsprüfungen und ist letztlich Ausfluss aus der
Heterogenität der in den Unternehmen herrschenden IT-Strukturen.
Überzeugend erscheint in diesem Zusammenhang insbesondere die
Argumentation von Intemann und Cöster (Intemann/Cöster, DStR 47/2004,
S. 1981 (1983)), welche sich bei der Beurteilung der Anforderung nach
qualitativ und quantitativ vergleichbaren Auswertungsmöglichkeiten für
archivierte Daten sowohl an den technischen Gegebenheiten als auch an
dem hierfür notwendigen Investitionsbedarf für das betroffene
Unternehmen orientieren. Die Forderung des Fragen- und
Antwortenkatalogs stößt demnach immer dann an ihre Grenzen, sobald die
technische Machbarkeit überschritten ist bzw. die Realisierung einer
entsprechenden Lösung erhebliche (unangemessene) Mehraufwendungen für
die betroffenen Unternehmen bedingt.
IDEA als geeigneter Maßstab
Bei der Beurteilung der geforderten Auswertungsintensität stellt
sich die Frage, welche Mindestanforderungen an archivierte
Datenbestände mit steuerlicher Relevanz zu stellen sind. Bereits bei
den im Unternehmen im Einsatz befindlichen operativen Systemen (ERP,
kaufmännische Software, Materialwirtschaft, etc.), können in
Abhängigkeit von Produkten, Herstellern, Versionen und Konfigurationen
unterschiedlichste Auswertungsmöglichkeiten während des Entstehens und
des Aufbewahrungszeitraums der Daten vorliegen. Will man auf eine
grundsätzliche gesicherte Auswertbarkeit abstellen, bietet die
"IDEA-Auswertbarkeit" nach Ansicht der Autoren die Mindestanforderung
und damit den Maßstab - immer vorausgesetzt - datenbezogene, technische
und finanzielle Gegebenheiten rechtfertigen diese Einschränkung. Wenn
man insoweit als Unternehmen sicherstellen kann, dass diese beiden
Vorgehensweisen, Überlassung auf einem Datenträger in einem mit IDEA
auswertbaren Format und die Auswertung mit IDEA bzw. einer
gleichgelagerten Lösung selbst, verfügbar sind, ist eine
Mindestsicherheit gegeben, die richtigen Maßnahmen für eine
Betriebsprüfung ergriffen zu haben. Eine letztendliche Sicherheit gibt
es jedoch nicht. Jedes Unternehmen arbeitet anders, benutzt andere
kaufmännische Software, hat andere steuerrelevante Informationen. Daher
muss eine Lösung immer auf die Unternehmenssituation abgestellt sein.
Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine
denkbare Möglichkeit darstellt, um das Problem der langzeitigen
Sicherstellung der Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten zu lösen, ist
in jedem Fall eine individuelle Prüfung und Betrachtung erforderlich.
So muss insbesondere bei Migrationen die Frage der geforderten
Auswertungsfunktionalität stets unternehmensspezifisch erfolgen und
sich letztlich an Machbarkeit und Finanzierbarkeit messen lassen.
Universelles Auswertungsprogramm als "Königsweg"
Um dem Kriterium der "quantitativ und qualitativ gleichen
Auswertungsmöglichkeiten" jenseits der Mindestanforderung IDEA
unternehmensspezifisch beizukommen, bietet sich der in der
Fachliteratur bereits anerkannte Lösungsweg auf Basis eines
universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängigen,
übergeordneten Auswertungsprogramms an. Dieser auf Kampffmeyer/Groß
zurückgehende Ansatz sieht vor, dass die Daten nebst
Strukturinformationen an ein externes Speichersystem, ein Archivsystem
oder ein Datensicherungssystem abgeben werden und die bei Bedarf dem
Steuerprüfer zur Auswertung unabhängig bereitgestellt werden können.
Ein der Archivierung vorgeschalteter Validierungslauf ermöglich zudem
die Daten auf ihre Verarbeitungsfähigkeit und Vollständigkeit zu
prüfen. Dabei wird dem Kriterium der quantitativen und qualitativen
Auswertungsmöglichkeiten über einen so genannten "IDEA-Client" Rechnung
getragen, welcher zunächst auf die Minimalanforderung abstellt. In
Abhängigkeit von technischen und finanziellen Gegebenheiten der
Unternehmen sieht dieser Lösungsansatz eine Skalierbarkeit der
geforderten Auswertungsmöglichkeiten vor und unterstützt damit die
unternehmensspezifische Suche nach einer sinnvollen, sicheren und
wirtschaftlichen Lösung der GDPdU-Problematik. Die IDEA(L)-Lösung
scheint damit gefunden, auch wenn sie sich unternehmensspezifisch ganz
unterschiedlich darstellen kann. |
|
