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GDPdU und Archivierung: Endlich Klarheit!
Der Artikel wurde für die ComputerWoche verfasst und dort in
gekürzter Fassung in der Ausgabe 46, 14.11.2003, S. 16-17,
veröffentlicht. Für die Inhalte und Meinungsäußerungen dieses Beitrages
wird keine Haftung übernommen.
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Die Frage einer GDPdU-konformen Archivierung scheint gelöst. Die
beschriebene vom Produktiv- und Archivsystem unabhängige Lösung bringt
sowohl den steuerpflichtigen Unternehmen, als auch der Finanzverwaltung
durchweg Vorteile. Die Unternehmen sind, was die GDPdU anbetrifft,
künftig weitgehend unabhängig von Migrationen im Hauptsystem und müssen
sich keine Gedanken über die Aufbewahrung auszumusternder Hard- oder
Software machen. Die Finanzverwaltung kann auf „Bekanntes"
zurückgreifen und muss sich nicht mit einer Vielzahl von
unterschiedlichen EDV-Systemen vertraut machen. Der für die
Finanzverwaltung sonst dringend erforderliche Einarbeitungs- bzw.
Schulungsaufwand, bedingt durch die Vielzahl unterschiedlicher
Auswertungsprogramme, entfällt weit gehend und die Unternehmen wären
von vielfach aufwendigen Einweisungen in die Besonderheiten ihrer EDV
entbunden.
Die Diskussion um die GDPdU hat in letzter Zeit hohe Wellen
geschlagen. Nachdem in den ersten 12 Monaten nach dem Inkrafttreten der
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
kaum eine Reaktion erfolgt war, wird den steuerpflichtigen Unternehmen
inzwischen bewusst, dass ihnen die Zeit wegläuft. Bei den nächsten
Außenprüfungen können die Daten bereits digital geprüft werden und die
Vorbereitungen sind bei den betroffenen Unternehmen erst angelaufen.
Besonders um die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten
und deren Auswertbarkeit wurde heftig debattiert. Der Artikel bietet
einen praktikablen Lösungsansatz, der bereits breite Anerkennung
gefunden hat.
Inhalt:
Nächste Stufe längst gezündet
Flut der Leitfäden
Im Dschungel der Definitionen
- Steuerrelevante Daten
- Datenverarbeitungssystem im Sinne der GDPdU
Keine Zertifizierung für Archive und Speichersysteme
Zugriff auf das Hauptsystem
Revisionssicher elektronische Archivsysteme zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten
IDEA-Client zielführend
Abläufe und Funktionalität von Archivsystemen zur Speicherung steuerrelevanter Daten
Eine Verfahrensdokumentation ist wichtig
Win-Win Situation
Fazit
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Diese Seite wurde im November 2003 in das Forum aufgenommen und im
November 2003 zuletzt geändert.
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