Ich bin Modulbetreuer FI für ein großes SAP-System
mit vielen Buchungskreisen. Das Thema der Gegenkontenanzeige ist mir bekannt.
Aus meiner langjährigen Erfahrung heraus möchte ich zu dem von einer
interessierten Person zum Problem erhobenen Tatbestand Stellung nehmen, dass in
DART-Extrakten und damit in View-Dateien, die einem Prüfer überlassen werden,
kein Gegenkonto ausgeben wird.
Aus der Schilderung der Person ergeben sich folgende
Eckpunkte:
- der Prüfer arbeitet mit Konten-Einzelposten auf der
Basis übergebener View-Dateien
- zu diesen Einzelposten erwartet er die Angabe des
Gegenkontos
- in dem von ihm geprüften System findet er beim
Aufruf der Einzelpostenanzeige Debitoren/Kreditoren/Sachkonten im Online
(Transaktionen FBL1N, FBL3N, FBL5N) eine Angabe zum Gegenkonto vor.
Da ein FI-Beleg aus bis zu 999 Zeilen bestehen kann,
gibt es "das" Gegenkonto nicht .
Prinzip-Beispiel:
per Kto 1 4.000,00 Euro
per Kto 2 3.000,00 Euro
per Kto 3 2.000,00 Euro
per Kto 4 1.000,00 Euro
an Kto 5 500,00 Euro
an Kto 6 600,00 Euro
an Kto 7 900,00 Euro
an Kto 8 8.000,00 Euro
Welches Gegenkonto erwartet der Prüfer, wenn er
ausgehend von der Einzelpostenliste des Kontos 5 das Gegenkonto sucht? Es liegt
keine 1:1-Beziehung von Soll- und Haben-Konto vor, wie sie vielleicht anderen
Buchführungssystemen zu eigen ist. Ich vermute, dass ihm mit der Angabe von
sieben Kontonummern in meinem Beispiel nicht gedient wäre. Nur die Zusammenschau
der Buchungszeilen 1-4 und 6-7 bietet mit der Buchungszeile 5 wieder das
vollständige Bild des Belegs.
Die Anzeige des Gegenkontos in den
Online-Transaktionen mag den Prüfer auf´s Glatteis geführt haben. Hinzuweisen
ist darauf, dass dort je nach vom Systembetreuer gewählter Einstellung eine
Auswahl getroffen wird, welches Konto als "Gegenkonto" gezeigt werden soll:
- stets die erste Gegenbuchungszeile anzeigen (in
meinem Beispiel Kto 4) oder
- diejenige mit dem höchsten Betrag oder
- nur dann ein Gegenkonto anzeigen, wenn es eindeutig
ist (in meinem Beispiel eben nicht); vgl. Erläuterungen aus Hinweis 112312 -
Einzelposten: Anzeige von Gegenkontoinformationen.
Vielleicht lässt sich das Problem des Prüfers einfach
lösen: Der Prüfer möge für seine Suche nach Gegenkonten einen anderen
Datenbestand auswerten, der in den DART-Extrakten vorliegt und der ihm mittels
einer View einfach zugänglich gemacht werden kann: Finanzbuchhaltungsbelege des
Untersuchungszeitraums = Segment TXW_FI_POS. Auf dieser Datenbasis kann IDEA mit
entsprechender JOIN-Bedingung die Gegenkonten auswerten.
Der Vorwurf des Prüfer geht also fehl und wird durch
den Umfang an GDPdU-Funktionen eines gewarteten SAP-Systems vollständig
entkräftet.
Zum Schluss einige grundsätzlichen Überlegungen zum
Inhalt der veröffentlichten Prüfungsfeststellung:
- progressive und retrograde Prüfung sind
uneingeschränkt möglich: vom Beleg zur Buchung, von der Buchung zum Beleg: Ein
Gegenkonto spielt bei dieser Fragestellung keine Rolle. Für diese Fragestellung
ist die Belegnummer zielführend.
- Der Prüfer weist auf Angaben zur Erfüllung der
"Belegfunktion" hin. Diese Angaben sind vermutlich auf dem "Beleg" = Dokument
als Basis für die Buchung im SAP-System enthalten und die SAP-Belegübersicht
zeigt sie vollständig.
- Unveränderte Datenspeicherung und keine Optionen zur
Datenunterdrückung (Hinweis des Prüfer auf §146 Abs. 4 AO) sind dem SAP-System
immanent.
Es bleibt mir verschlossen, warum der Prüfer in
seiner Prüfungsfeststellung so weit ausholt und Selbstverständlichkeiten
aufführt, die mit seinem Problem objektiv in keiner Beziehung stehen. Das
Datenmodel der SAP-Datenbank und die grundsätzlichen Strukturinformationen eines
SAP-Systems sollten dem Prüfer aus SAP-Schulungen bekannt sein, die die
Finanzverwaltung für Prüfer anbot/noch anbietet. |
