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Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).
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Bernhard Zöller ist Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH in Sulzbach/Ts., einer unabhängigen Management- und Technologieberatung, fokussiert auf die Themen Enterprise Content Management, ERP- und SAP-Content Management, Archivierung, Elektronisches Dokumenten-Management/DMS, Collaboration und Process Management.
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Hintergrund
Für über 3 Millionen Unternehmen in Deutschland gilt seit dem
1.1.2002 im Rahmen des Handelsgesetzbuches eine neue Abgabenordnung.
Diese räumt der Finanzbehörde im Unterschied zur vorhergehenden AO das
ergänzende Recht ein, "die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems
erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu
prüfen". Diese neue Regelung stellt die dringend erforderliche
Anpassung an die Welt des E-Business dar, in der zahlreiche
kaufmännische und steuerrelevante Informationen in elektronischer Form
entstehen und Ausdrucke nur eine Kopie originär digitaler Daten
darstellen. Die Regelungen und Verfahren zur Durch-führung von
Steuerprüfungen nach diesen neuen Gesetzen sind in der GDPdU,
den Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen bereits im Jahr 2001 festgelegt und im Bundesgesetzblatt
veröffentlicht worden.
Obwohl seit Januar 2002 bereits Steuerprüfungen nach diesen
Regelungen durchgeführt werden, ist der Informationsbedarf immer noch
sehr groß. In Seminaren, Diskussionsforen, Artikeln und anderen Medien
werden die Auswirkungen der ver-änderten Gesetzgebung teilweise immer
noch kontrovers diskutiert. Die unterschied-lichen Interpretationen der
Gesetzestexte und Verordnungen haben mehr zur Verwirrung denn zur
Klarheit beigetragen. Dies soll mit einigen Zitaten verdeutlicht
werden:
- "Achtung! CD-R und DVD-R und einige andere Medien werden von den
Finanzbehörden bei der Archivierung nicht als revisionssicher
anerkannt."
- "Generell müssen Sie die archivierten Daten immer
verschlüsseln, da Sie anderenfalls gegen die gesetzlich vorgeschriebene
Sorgfaltspflicht verstoßen, was sogar als Straftatbestand gewertet und
geahndet werden kann."
- "Der einfachste Weg, alle diese Kriterien zu erfüllen, liegt in der Archivierung auf optischen Medien."
- "Das IDEA Programm ermöglicht es, sich direkt in die Datenbanken einzuloggen."
- "Volltextbasierte Archivsysteme sind für die Langzeitarchivierung nicht mehr zulässig."
- "COLD-Verfahren, die eine TIFF-Datei erzeugen, sind nicht mehr AO-konform."
Diese Zitate sind nur einige Beispiele, die beides zeigen:
Unkenntnis und auch gewollte Interpretation zu Gunsten oder Lasten
bestimmter Produkte. Die Vielfalt neuer und nicht ausreichend
definierter Begriffe trägt ein Übriges zur Situation bei. Letztlich
Klarheit schaffen kann nur das BMF (Bundesministerium der Finanzen). In
Form von Frage-&-Antwort-Katalogen sind erste Ansätze auf der
Webseite des BMF zu finden, deren Rechtsverbindlichkeit jedoch nicht
ausreichend erscheint.
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung und Zöller & Partner sind
als unabhängige Beratungsunternehmen für Dokumenten-Technologien häufig
mit diesen Fragen und Unsicherheiten der Anwender konfrontiert. Aus
diesem Grund haben sich beide Unternehmen entschlossen, diese
gemeinsame Stellungnahme zu veröffentlichen, die besonders bei
kleineren und mittelständischen Unternehmen die notwendige Klarheit zu
den Auswirkungen der GDPdU schaffen soll.
Das 20-seitige Papier finden Sie hier (PDF, 334KB):
 Die GDPdU und ihre Anforderungen zur elektronischen Archivierung
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