Leitfaden

Handlungsbedarf für betroffene Unternehmen

Zusammengestellt von Ahrens & Behrent Agentur für Kommunikation GmbH

Die GDPdU und die GoBS betreffen große wie kleine Unternehmen gleichermaßen, Selbständige und den kleineren Mittelstand. Für diese Unternehmen ist es entscheidend, einen Lösungsansatz für die digitale Archivierung zu haben, der eindeutig gesetzeskonform, einfach in der Handhabung und in Bezug auf die Preis-Leistungs-Relation optimal ist. Eine solche Lösung muss des weiteren den Steuerpflichtigen vor einem unbeabsichtigten Datenverlust bzw. einer Datenbeschädigung und Veränderung bei der Überlassung der steuerrelevanten Daten an den Steuerberater, oder den Betriebsprüfer schützen.

Notwendige Schritte für den Steuerpflichtigen:

Revisions- und Datensicherheit des gesamten DV-Systems i.S. der GoBS prüfen und gewährleisten

Das DV-System muss den Ansprüchen der Prüf- und Belegbarkeit, der Nachvollziehbarkeit von Stornierungen und Änderungen, der Datensicherheit und der internen Kontrolle, der Dokumentation und der gesetzeskonformen Aufbewahrungsfristen sowie der Wiedergabefähigkeit der gespeicherten Daten genügen.
Mit einbezogen in die Bewertung anhand der GoBS werden neben den Buchhaltungssystemen auch alle Nebensysteme, die der Buchhaltung zuarbeiten oder abgeleitet aus ihr Daten zur Weiterverarbeitung erhalten wie z.B. Warenwirtschaftssysteme.

Gesetzeskonformität der eingesetzten Anwendungen und die Angemessenheit der Archivierungskonzepte prüfen (Office- und Buchhaltungsanwendungen)

Archivierungskonzepte für Office-Anwendungen prüfen.
Die Buchhaltungsanwendungen müssen i.S. der GoBS gesetzeskonform sein. Hier muss auf entsprechende Zertifizierungen, die auch der Gesetzgeber anerkennt, geachtet werden.
Archivierungskonzepte für elektronischen Schriftverkehr prüfen (digitale Signatur).

Gesetzeskonformität des Archivierungsvorgangs prüfen

Besteht beim Archivierungsvorgang die Möglichkeit, dass Daten verloren gehen oder manipuliert werden?
Besteht die Möglichkeit , dass die Versionierung der Änderungen nicht gewährleistet wird?
Besteht die Möglichkeit, dass die Änderungen nicht nachvollziehbar sind?

Gesetzeskonformität und Robustheit der eingesetzten Datenträger prüfen

Datenträger müssen revisionssicher sein. Dies bedeutet, dass einmal archivierte Daten nicht mehr verändert werden können, bzw. die Veränderungshistorie eindeutig dokumentiert werden muss.
Auch der Speichervorgang muss revisionssicher ablaufen. Dies können bei weitem nicht alle Medien gewährleisten.
Das Medium muss unter physikalischen Gesichtspunkten die unveränderbare Datenhaltung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum garantieren.

Optimales Archivierungssystem wählen

Effizienz und Einfachheit des Archivsystems testen.
Testen, ob das Archivsystem die durch die GDPdU verlangten Funktionalitäten (lesen, filtern, sortieren) gewährleistet.
Prüfen, ob die Archivierungslösung als GDPdU und GoBS-konform zertifiziert wurde.

Optimale Lösung unter den Gesichtspunkten Bedarf und Handling wählen

Der Umfang der steuerrelevanten Daten muss präzise geschätzt werden, um Überkapazitäten zu vermeiden.
Die Bedienung der Lösung darf keinen zusätzlichen Schulungsaufwand, bzw. Folgeinvestitionen in IT verursachen.

Angemessene Archivierungskonzepte...

... für E-Mails oder sog. End-User-Computing (Excel, Access) existieren oft nicht, da kurzfristig von der Online-Verfügbarkeit ausgegangen wird, langfristig traditionell die Aufbewahrung von Papierausdrucken vorgenommen wurde.
(Quelle: Arthur Andersen)

Welches Archivsystem präferiert die Finanzverwaltung?

"Unter dem Aspekt des Datenzugriffs ist eine filebasierte Architektur für die Archivierung von Daten sehr vorteilhaft, weil dort keine weiteren Strukturen erzeugt werden. Aus Sicht der Finanzverwaltung wünschenswert ist eine einfache, aufwandsminimierte und GoBS-konforme Archivierung auf einem datensicheren System, optimalerweise auf einem Datenträger, der Manipulationen nicht zulässt, also revisionssicher ist..
B. Lindgens, Bundesamt für Finanzen (Quelle: A&B)

Wie wichtig ist die Revisionssicherheit des Speichermediums?

"Meiner Einschätzung nach wird insbesondere durch die Anforderung an die fälschungssichere Speicherung elektronischer Rechnungen für das Recht auf Vorsteuerabzug die Frage nach der Revisionssicherheit eines Speichermediums künftig zentrale Bedeutung erlangen. Bereits um möglichen Vorsteuerbetrügereien zu begegnen. Die Zukunft wird zeigen, wie die Finanzverwaltung auf Verstöße gegen die Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten reagiert..
B. Lindgens, Bundesamt für Finanzen (Quelle: A&B)