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Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking
Schreiben der OFD-München, 06.08.2004, S 0317 - 34 St 324
Kreditinstitute und Buchführungspflichtige, die das sog. Homebanking - oder auch das Onlinebanking - Verfahren einsetzen, fragen vermehrt an, ob auf die Übermittlung und Aufbewahrung der von den Kreditinstituten ausgedruckten Kontoauszüge in Papierform verzichtet werden kann.
Dies ist bei Geschäftskunden (= Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige im Sinne des § 145 AO ff.) regelmäßig zu verneinen. Der am Homebankingverfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen sog. elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich um einen originär digitales Dokument handelt. Der elektronische Kontoauszug ist folglich durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, siehe § 147 Abs. 2 und 5 AO. Dabei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Durchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum o. g. BMF-Schreiben veröffentlicht sind. Diese setzen o. a. voraus, dass die in einem vorgenannten Verfahren übermittelten Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Mit den derzeit eingesetzten Softwareprodukten können diese Anforderungen regelmäßig nicht erfüllt werden, da diese keine sog. Indexierung, also eine Programmgesteuerte Zuteilung des unveränderbaren Index bei Eingang des Dokuments vorsehen.
Anders kann die Entscheidung dann ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontenauszüge in Papierform zusendet. Somit wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des § 355 HGB wäre genüge getan.
Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach §§ 145 AO ff) besteht keine Aufbewahrungspflicht. Hierzu wird gebeten, Karte 1 zu § 97 AO zu beachten. |
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