VOI-Forum über rechtliche und steuerliche Aspekte der E-Mail-Archivierung und elektronischer Abrechnungen auf der DMS-Expo 2006
Für mehr Transparenz bei aktuellen, geschäftskritischen Themen sorgt auch in diesem Jahr das Forum des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. auf der DMS EXPO. Einer dieser Themenbereiche ist die E-Mail-Archivierung und elektronische Abrechnung, dem der Nachmittag des 20. Septembers 2006 gewidmet ist. Experten referieren hier über ihre Erfahrungen mit Projekten und geben Überblicke über rechtliche und steuerrechtliche Grundlagen, Stolperfallen, technische Voraussetzungen und den Lösungsmarkt. Dabei werden nicht nur Großunternehmen angesprochen, sondern auch die Anliegen des Mittelstands berücksichtigt.
Nach den Fachvorträgen findet eine Podiumsdiskussion unter der Moderation von Gerhard Schmidt, Veranstalter des Themenportals Elektronische Steuerprüfung, statt. Hier sollen kontroverse Aspekte aus den vorangegangenen Vorträgen aufgegriffen und diskutiert werden.
Das VOI-Forum, zentral in der Messehalle 8, Stand D79 gelegen, findet an allen drei Messetagen (19. bis 21. September 2006) der DMS EXPO statt. Der Eintritt ist für Messebesucher kostenlos. Das komplette Programm steht unter www.voi.de zur Verfügung.
Fachvorträge
Thorsten Brand von der Unternehmensberatung Zöller & Partner GmbH startet mit grundlegenden Informationen zur E-Mail-Archivierung aus rechtlicher und technischer Sicht in den Themenblock. Hier erfahren die Zuhörer beispielsweise den Unterschied zwischen E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management und erhalten einen verständlichen Einblick in Architektur-Konzepte für eine E-Mail-Archivierung. Weiterhin geht Torsten Brand auf den typischen Funktionsumfang einer entsprechenden Lösung ein und gibt eine Marktübersicht für MS Exchange- und Lotus Notes-Lösungen.
Laut Rechtsanwalt und IT-Rechtsspezialist Dr. Jens Bücking von der Kanzlei Emmert Schurer Buecking ist ein effizientes IT-Risiko- und Informationsmanagement (einschließlich der geordneten, jederzeit verfügbaren Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost) unabdingbar. Er sieht insbesondere im nachlässigen Umgang mit E-Mails vor dem Hintergrund der Datenschutzgesetze, der kaufmännischen Sorgfaltspflichten des Managements und der GoBS, eine Schadensquelle. Auf der DMS erwartet die Zuhörer seines Vortrags „Die E-Mail-Falle: Haftungsfragen des Informationsmanagements“ ein Problemaufriss anhand typischer Haftungskonstellationen aus der Sicht des erfahrenen Praktikers; im zweiten Teil des Referats werden mögliche Lösungswege aufgezeigt.
Was bei Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, steuerlich zu beachten ist, erläutert im Anschluß Steuerberater und CISA Stefan Groß von der Münchner Kanzlei Peters Schönberger & Partner. Dabei dreht sich alles um steuerrechtliche Vorschriften und erste Erfahrungsberichte aus stattgefundenen Betriebsprüfungen.
Mit der Frage „Elektronische Abrechnung in der Praxis: Signieren oder Resignieren?“ beschäftigt sich Oliver Berndt von B & L Management Consulting GmbH im folgenden Vortrag. Darin zeigt Berndt Chancen und Risiken der elektronischen Abrechnung aus einer praxisorientierten Sicht und verschweigt dabei auch nicht die Hürden, die einerseits durch behördliche Vorgaben aufgebaut wurden und die sich andererseits aus einem erbitterten Wettbewerb in einem aufkeimenden Markt ergeben.
Speziell auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) als Empfänger elektronischer Abrechnungen geht das letzte Referat von Walter Steigauf, UnITeK GmbH, ein. Er stellt dabei die Frage nach dem Nutzen für die KMUs indirekt an Unternehmen und Dienstleister, die durch elektronische Abrechnung viel Geld sparen oder verdienen wollen. Denn er sieht auf der Empfängerseite einen beträchtlichen Aufwand. Wie dieser sich darstellt und wie er sich optimieren lässt, beleuchtet Walter Steigauf in seinem Vortrag.
In der abschließenden Podiumsdiskussion wird Moderator Gerhard Schmidt, COMPARIO, ungeklärte Fragen und problematische Aspekte aufgreifen und mit den teilnehmenden Spezialisten untersuchen.
Podiumsdiskussion
Die Teilnehmer der Podiumsdiskussion sind im einzelnen Oliver Berndt von B&L Management Consulting GmbH, Thorsten Brand von der Unternehmensberatung Zöller & Partner GmbH, Rechtsanwalt und IT-Rechtsspezialist Dr. Jens Bücking von der Kanzlei Emmert Schurer Buecking, Steuerberater und CISA Stefan Groß von der Münchner Kanzlei Peters Schönberger & Partner sowie Walter Steigauf von der UnITeK GmbH.
Auf die Zuhörer der Diskussion, in deren Verlauf viele vielleicht noch offene Fragen geklärt werden, wartet eine Reihe wichtiger und aktueller Themen rund um die E-Mail-Archivierung. Einer der praxisorientierten Diskussionsgegenstände wird beispielsweise sein, welchen Funktionsumfang ein E-Mail-Archivierungssystem bzw. -Management-System haben soll, und worin der Unterschied zwischen beiden besteht. Vor- und Nachteile verschiedener Marktlösungen stehen ebenfalls zum Gespräch.
Welche Haftungsfragen mit einem solchen System zusammenhängen und wie ein effizientes IT-Risiko- und Informationsmanagement (einschließlich der geordneten, jederzeit verfügbaren Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost) realisierbar ist, gehört ebenfalls zu den hinterfragten Themen. In diesem Rahmen spielen die Datenschutzgesetze sowie die kaufmännischen Sorgfaltspflichten des Managements und der GoBS eine wichtige Rolle.
Ein typisches Beispiel für E-Mail-basierte Transaktionen sind Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden. Viele Zuhörer der Diskussion dürfte interessieren, was nach Ansicht der verschiedenen Teilnehmer hierbei besonders zu beachten ist, wo Fallen verborgen sind und vor allem, auf welchem Stand die praktischen Einsatzmöglichkeiten heute sind. Auch die weiterführende Frage nach der Signatur elektronischer Abrechnungen und ihrer Chancen und Risiken gehört zu den FAQs zahlreicher Unternehmen.
Ein weiterer Diskussionsgegenstand innerhalb dieses Rahmens sind kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) als Empfänger elektronischer Abrechnungen. Welchen Aufwand müssen sie betreiben und welchen Nutzen haben sie davon? Diese und weitere Fragen klären die fünf Experten im Verlauf der Diskussion unter Moderation von Gerhard Schmidt. |
