Umfrage zur GDPdU - Antworten der DATEV eG
Welche Erfahrungen haben Sie/Ihre Mitglieder/Ihre Kunden bisher mit der elektronischen Steuerprüfung nach den GDPdU gemacht?
Die Ausstattung der Außenprüfer mit der erforderlichen Hard- und Software zur Auswertung eines vom Steuerpflichtigen überlassenen Datenträgers – bei DATEV die entsprechende Archiv-CD – ist in vielen Fällen noch ungenügend. Teilweise verfügen die Laptops der Außenprüfer noch nicht über die entsprechenden CD-/DVD-Laufwerke. Selbst wenn diese vorhanden sind, so sind in manchen Bundesländern die Rechte des Außenprüfers auf seinem PC so ausgestaltet, dass er dort nicht auf Daten zugreifen kann – ihm selbst fehlen die Administratorenrechte. Dies stellt sicherlich aber nur ein Übergangsproblem dar. Die Schulungen für die Finanzbeamten zur Benutzung des bundeseinheitlichen Prüfprogramms „IDEA" sind angelaufen. Zurzeit sind aber noch wenige Prüfer mit dem Programm vertraut.
Aktuell wird von den Außenprüfern sehr häufig das Betriebssystem WINDOWS NT eingesetzt und die entsprechenden Office-Produkte, insbesondere EXCEL. WINDOWS NT von Microsoft wird seid März 2003 als veraltetes Betriebssystem in keinster Weise mehr unterstützt. Die aktuellen Windows-Versionen werden voraussichtlich von der Finanzverwaltung erst in 18 bis 24 Monaten flächendeckend eingesetzt. Dies kann in Einzelfällen zu Problemen führen.
Obwohl von seiten einiger Steuerberater der Finanzverwaltung die elektronische Prüfung angeboten wurde, wurde dies in manchen Fällen abgelehnt. Nach unserer Auffassung muss der Steuerpflichtige kein komplettes Buchführungswerk in Papier vorlegen, soweit er dem Prüfer die Möglichkeit gibt, Einblick in die Daten zu nehmen und die Daten maschinell auszuwerten. Prüfungen, die mit der Rechnungswesen-Archiv-CD (Installation von Rechnungswesen-Archiv bei Steuerberater oder Steuerpflichtigen) und der Lohn-Archiv-CD durchgeführt wurden, liefen problemlos ab.
Bei den Steuerberatern und Steuerpflichtigen besteht Unsicherheit hinsichtlich der Abgrenzung von steuerlich relevanten, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, die für den digitalen Zugriff bereit gehalten werden müssen, und den sonstigen Daten.
Wo sehen Sie noch wesentliche Probleme bei der Umsetzung der elektronischen Steuerprüfung?
- Ausstattung der Außenprüfer
- Wissensstand/Kenntnisse der Außenprüfer
- Verunsicherung der Steuerpflichtigen/zu wenig Vorbereitung auf die Außenprüfung
Die Verhältnismäßigkeit der zu erfüllenden Anforderungen dürfte vielfach noch die Finanzgerichte beschäftigen. Welche Anforderungen der GDPdU halten Sie für nicht verhältnismäßig?
Durch die Formulierung des BMF-Schreiben vom 16.07.2001 (GDPdU) „Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten." hält sich die Finanzverwaltung einen weiten Bereich offen, auf den sie unter Umständen zugreifen möchte. Betroffen könnten Bereiche wie Materialwirtschaft, Zeitaufzeichnungen durch Gleitzeitanlagen, Kostenrechnung, Reisekostenabrechnungen, E-Mail-Verkehr usw. sein. In der Regel sind diese Systeme nicht darauf eingerichtet, Daten über einen Zeitraum von 10 Jahren für den digitalen Zugriff bereit zu halten. Der Aufwand für den Steuerpflichtigen, dieses zu gewährleisten, wäre sehr groß und nicht verhältnismäßig. Soweit aus diesen Systemen steuerrelevante, aufbewahrungspflichtige Unterlagen entstehen, sollte es genügen, diese wie in der Vergangenheit auch, als Bilddatei oder auf Papier zur Verfügung zu stellen, womit aber die maschinelle Auswertbarkeit i.S. der Finanzverwaltung nicht gegeben wäre.
Welche Forderungen und Wünsche haben Sie an die Finanzverwaltung und an den Gesetzgeber?
Siehe auch Anmerkungen zu 3.
Ein Ziel der Änderung der Abgabenordnung ist, rationellere Prüfungen durch die Außenprüfung durchführen zu können. Die Verkürzung der Prüfungszeiten sollte helfen, den Prüfungsrückstand der Finanzverwaltung zu reduzieren und damit auch zu kürzeren Aufbewahrungsfristen zu kommen.
Der Steuerpflichtige sollte bestimmen dürfen, ob er den Direktzugriff oder die Datenträgerüberlassung bevorzugt.
Was empfehlen Sie den von den GDPdU betroffenen Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt?
DATEV empfiehlt die Sicherung bzw. Archivierung der Buchführungsdaten (z.B. aus den Programmen FIBU, ANLAG, LAWI, Jahresabschluss, Lohn) im Rechenzentrum. Bei Bedarf kann dann eine Rechnungswesen- bzw. Lohn-Archiv-CD der DATEV mit den prüfungsrelevanten Daten abgerufen werden.
Die Archiv-CDs können sowohl im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Daten-Import über SmartX mit Hilfe GDPdU-Schnittstelle in das Prüfprogramm IDEA) eingesetzt werden, als auch beim mittelbaren bzw. unmittelbaren Datenzugriff, was durch die Installation der Programme zur Datenansicht von der CD auf einem Windows-PC beim Steuerberater/Steuerpflichtigen möglich ist. |
