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Newsletter Ausgabe 10-2005 vom 15.10.2005Inhalt:MAGAZIN
MESSE
Editorial: Rechnet sich ein GDPdU-Projekt?Rein statistisch gesehen bekommen viele Unternehmen nie Besuch von einem Betriebsprüfer. GmbHs existieren im Schnitt weniger als 8 Jahre. Der mittlere Prüfungsturnus bei KMUs beträgt 15 bis 30 Jahre. Geld für ein GDPdU-Projekt auszugeben und kein Prüfer will jemals die sorgsam elektronisch aufbewahrten Daten sehen, ist zum Fenster hinausgeworfenes Geld. Und wenn doch einmal ein Prüfer vorbeischaut? Dann bekommt er wie bisher die ordentlich auf Papier geführten Unterlagen. Seine Sanktionsmöglichkeiten sind ja bescheiden und berechenbar. So mag mancher Unternehmer kalkulieren. Doch der Verzicht auf die systematische elektronische Langzeitaufbewahrung von Daten und Dokumenten wird sich vielfach rächen aus ganz anderen Gründen als dem Ärger, den sich das Unternehmen gegebenenfalls mit der Finanzverwaltung einhandelt. Kann etwa bei einer juristischen Auseinandersetzung eine Email als Beweis nicht vorgelegt werden, kann der daraus resultierende Schaden für das Unternehmen erheblich sein. Oder die Bank verweigert einen dringend benötigten Kredit, weil sie die Werte der Daten im Unternehmen durch das dort betriebene IT-Management nicht für gesichert erachtet. Die Unternehmen sollten Gesetzgeber und Finanzverwaltung dankbar sein, dass über die Diskussion um die elektronische Steuerprüfung Dynamik in die viel weiter reichende Problematik der elektronischen Langzeitaufbewahrung und Archivierung kommt. Ihr Gerhard Schmidt Problemerörterung: Compliance bei E-Mails und digitalen Dokumenten (Jens Bücking)Backup und Archivierung sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Welche Bestimmungen dabei in Bezug auf geschäftliche Mails zu beachten sind, ist Gegenstand dieses Artikels von Rechtsanwalt Dr. Jens Bücking. Diese Bestimmungen rechts- und revisionssicher umzusetzen und praktikabel in den Arbeitsalltag einzubinden, gehört zu den Herausforderungen des Unternehmens. Die Wahl des Archivsystems und die Komplexität der betrieblichen Umsetzungsorganisation müssen dem Wert der Information gerecht werden. Aus Unternehmersicht essentiell ist dabei jedoch nicht allein die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf die Aufbewahrung handels- und steuerrechtlich relevanter Daten. Dies ist nur ein Aspekt des Wertes von Information. Ebenso wichtig ist die vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen unter den Gesichtspunkten der Beweisrelevanz und des unternehmensinternen Informationsmanagements. Leistungsfähige und revisionssichere Archivsysteme zeigen ihre besondere Effizienz daher vor allem dann, wenn sie nicht allein kaufmännisch sondern zur Speicherung und Dokumentation sämtlicher elektronischen Informationen eines Unternehmens eingesetzt werden. Problemerörterung: Anforderungen an elektronische Archivierungssysteme (Stefan Groß, Alexander Georgius)Der Fachausschuss für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) hat den Entwurf einer Stellungnahme zur Rechnungslegung vorgelegt. Der sog. IDW ERS FAIT 3 befasst sich mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren und geht im Detail auf unterschiedliche gesetzliche Anforderungen in diesem Kontext ein. Damit wird die Diskussion um die vielfältigen Anforderungen an die Archivierung von Daten um eine weitere Dimension erweitert. Die wesentlichen Inhalte stellen Stefan Groß und Alexander Georgius in ihrem Artikel dar. Steuerberater: Hohe unerschlossene Marktpotenziale bei GDPdU-BeratungenDer Steuerberater hat im Zusammenhang mit den GDPdU relativ geringe Verpflichtungen gegenüber seinen Mandanten. Er kann sich damit begnügen, in diesem Zusammenhang nur das absolute Minimum zu tun, eben gerade so viel, um Haftungsproblemen aus dem Weg zu gehen. Er kann die GDPdU jedoch auch als Chance sehen, sich ein zusätzliches Geschäftsfeld zu erschließen. Umsatzpotenziale im dreistelligen Millionenbereich tun sich hier für die Steuerberater auf. Warum greifen sie nicht zu? Veranstaltungen: VOI on Tour 4 Jahre elektronische SteuerprüfungDer Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI), bietet in kompakten halbtägigen Seminaren umfassende Informationen zur elektronischen Steuerprüfung. Experten aus der Finanzverwaltung, Steuer- und Unternehmensberater und Praktiker erläutern die Anforderungen, die mit den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) verbunden sind. Die vom Competence Center Steuern und Recht des VOI veranstalteten Seminare finden Anfang November 2005 in Hamburg, Düsseldorf, Frankfurt und München statt. Interessenten können sich über die Internetseite des VOI (www.voi.de) anmelden. Veranstaltungen: BPM/Compliance Kongress 2005An alle Unternehmer, CEOs, CFOs und CIOs, Controller, Risk Manager, Revisoren und alle, die bei den Themen Compliance, GDPdU, GoBS, SOX, Basel II und FDA auf Nummer sicher gehen möchten, wendet sich der BPM/Compliance Kongress 2005 am 9. und 10. November 2005 in München. Am ersten Tag geben sich führende Anbieter wie COSA GmbH, EMC Deutschland GmbH, GFT Solutions GmbH, TIBCO Software Inc., Easy Software AG, ELO Digital Office GmbH, SER Solutions GmbH, Ultimus Inc., Ceyoniq Technology GmbH, mineco AG ein Stelldichein. In Liveszenarien und Präsentationen von Referenzlösungen wird die Leistungsfähigkeit ihrer Produkte unter Beweis gestellt. Der zweiten Kongresstag wird mit einem Schauspiel eröffnet eine Gerichtsverhandlung, die live einem authentischen Fall nachgestellt wird und alle Fragen rund um das Thema rechtlich korrekte e-Mail-Archivierung beantwortet. Weiter geht es mit Themen, die Geschäftsführer und Vorstände bewegen, nämlich Rechtssicherheit zu erlangen in allen Fragen elektronischer Geschäftsprozesse. Für Anwender ist die Teilnahme am Kongress kostenfrei. Lösungen: Benchpark.com Ratingplattform für Enterprise Content Management (ECM)Im Online-Rating-Portal Benchpark.com werden Softwareanbieter nach ihren Produkten bzw. Leistungen beurteilt - und zwar von denen, die es wissen müssen: ihren Kunden. Ein Redaktionsteam aus unabhängigen Experten prüft jede Bewertung und stellt die Ergebnisse als Benchmarks grafisch dar. Benchpark ist mit rund 4.200 Bewertungen und 6.500 registrierten, vorwiegend mittelständischen Nutzern in Deutschland, Österreich und der Schweiz die führende BtB-Ratingplattform. Die Anbieterkategorie Enterprise Content Management (ECM) wird seit dem 01.10.2005 von Renate Karl (dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen) und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Project Consult GmbH, Hamburg) geleitet. Beide wachen über die eingehenden Anwenderurteile und gewährleisten mit ihrer Herausgeberschaft die Qualität der Anbieterprofile und Bestenlisten. Aus dem BMF: Schreiben zur Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder sonstigen Leistung in der RechnungGemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG ist es im Regelfall erforderlich, in der Rechnung den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung anzugeben. Wie dieser Zeitpunkt bestimmt wird und wie er anzugeben ist, dazu nimmt das BMF-Schreiben vom 26.09.2005 Stellung. Die Angabe dieses Zeitpunktes auf einer Rechnung zählt zu den steuerlich relevanten Daten und muss im Kontext der Aufbewahrung der Rechnung entsprechend berücksichtigt werden. Aus dem BMF: ElsterOnline-Portal im PilotbetriebMit dem ElsterOnline-Portal bietet die Steuerverwaltung ab sofort einen einfachen und kostenlosen Dienst, sich bei der Finanzverwaltung online zu registrieren und ein digitales Zertifikat zu erhalten. Zugleich entstand eine Browserlösung, die unabhängig von Steuersoftware und Betriebssystem viele steuerliche Dienste anbietet. Steuerbürger, Unternehmen und Berater können jetzt online die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Lohnsteuer-Anmeldung, die Umsatzsteuererklärung sowie die elektronische Steuerkontoabfrage ganz ohne Installation von Software für sich selbst oder ihre Mandanten erledigen. Begonnen wird der Pilotbetrieb mit fünf Bundesländern, ab Januar 2006 soll das ElsterPortal flächendeckend bereit stehen. Veranstaltungen: Termine im Oktober und November* Elektronische
Rechnungen und weitere Signaturanwendungen (B&L Management Consulting):
18.-19.10. Frankfurt rent a brain: Sichere E-Mail-Archivierung muss nicht teuer seinDie E-Mail-Archivierung gehört zu den Themen, die aus vielfältigen Gründen geregelt werden müssen: GDPdU, GoB, GoBS, AO, HGB, KonTraG, Basel II. Zur eigenen Sicherheit und zur Sicherung des Unternehmens gegen oberflächige Geschäftsabläufe sollte der Kommunikationsweg E-Mail abgesichert werden. Die E-Mails, die ein Mitarbeiter mit den Kunden des Unternehmens austauscht, gehören dem Unternehmen. Schon ab 26 Cent pro Tag kann sich ab sofort jedes KMU dagegen schützen. DSP-Consult zusammen mit der rent a brain GmbH bieten jetzt auch unerfahrenen Unternehmen eine vorinstallierte und wartungsfreie "Blackbox"-Lösung zur sicheren Archivierung von E-Mails an.
audicon: AudiconREPORTS - Die Anwenderberichte der AudiconAb sofort finden Sie im NEWS-Bereich der Audicon-Homepage eine neue Kategorie "AudiconREPORTS". Hier lesen Sie in loser Reihenfolge Anwenderberichte zu diversen Audicon-Produktinstallationen. Den Anfang machen die AudiconREPORTS "GROHE AG" und "DZ BANK". SER: GDPdU-Komplettlösung - Carlson Wagonlit Travel geht auf Nummer sicherCarlson Wagonlit Travel Deutschland hat sich für eine GDPdU-Komplettlösung von SER entschieden. Den Ausschlag bei der Entscheidung für die Compliance-Lösung von SER gaben die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen sowie die Übernahme der Generalunternehmerschaft. SER überzeugte außerdem mit dem ganzheitlichen GDPdU-Ansatz und dem auswertbaren Archiv.
Mobius: Mobius ermöglicht Einhaltung der GDPdUMobius Management Systems stellte im September auf der DMS Expo in Essen eine Total-Content-Management(TCM)-Software vor, die speziell für die Einhaltung der Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entwickelt wurde. ViewDirect für GDPdU erlaubt die einfache Archivierung von steuerrelevanten Daten und entspricht den Anforderungen an Datenzugriff, Prüfbarkeit und Bereitstellung von digitalen Dokumenten.
hsp: Speicherung steuerrelevanter Daten aus VorsystemenJede Software für Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung sollte inzwischen eine GDPdU-Schnittstelle beinhalten. Aber was ist mit den zahlreichen Vor- und Neben-Systemen? Eine Speicherung und Abfrage von historischen Daten ist immer noch nicht selbstverständlich. Daher bleibt bei diesen Systemen oft nur die Möglichkeit des externen Archivs, an das der Gesetzgeber jedoch Bedingungen stellt: Entweder müssen die Daten des externen Archivs jederzeit wieder in das Produktivsystem zurück gespielt werden können oder das externe Archiv bietet die gleichen Auswertmöglichkeiten, als wären die Daten noch im Produktivsystem. Mit Opti.List setzen bekannte Unternehmen wie die Tengelmann Gruppe, der Jahreszeitenverlag, die Landeskrankenhilfe oder einzelne Geschäftsbereiche von BMW und dem Gerling-Konzern, aber auch zahlreiche mittelständische Unternehmen, ein leistungsfähiges externes Datenarchiv ein.
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