Lagert ein Unternehmen die Archivierung seiner Dokumente oder Daten auf ein anderes Unternehmen aus, so sind hiermit datenschutzrechtliche Fragen verbunden. Die Auslagerung der Dokumente sollte als Auftragsdatenverarbeitung erfolgen. Liegt der Ort der Auslagerung außerhalb Deutschlands, so tritt die rechtliche Komplikation der grenzüberschreitenden Datenübermittlung auf.
Steuerrechtliche Anforderungen an die Auslagerung
Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des digitalen Datenzugriffs ist alleine Sache des steuerpflichtigen Unternehmens. Diese Verantwortung kann grundsätzlich nicht auf Dritte abgewälzt werden. Der Buchführungspflichtige bleibt in jedem Fall für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit verantwortlich.
Der Umfang des Outsourcing orientiert sich an den Grundtätigkeiten der Buchführung (Sammeln, Kontieren, Eingabe/Erfassung, Aufbewahrung). Für die Bereiche sind Regelungen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erforderlich. Die Einhaltung dieser Anforderungen sollte im Detail vertraglich geregelt werden.
Auslagerung ins Ausland
Der zulässige Aufbewahrungsort von Rechnungen ist nach dem UStG unterschiedlich geregelt: für Unternehmen, die im Inland ansässig sind, die nicht im Inland ansässig sind und die nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig sind. Ergänzend sind die Vorschriften des § 146 Abs. 2a AO zu berücksichtigen.
Cloud Archiving
Cloud Computing ist ein radikal neuer Ansatz der Informationstechnologie. IT-Infrastrukturen, Plattformen und Softwareanwendungen werden als Ressourcen verstanden, die für den Nutzer auf Abruf verfügbar sind, skalierbar genutzt werden können und nutzungsabhängig abrechenbar sind. Dem Cloud Computing wird ein schnelles Wachstum vorausgesagt, insbesondere bei Archivlösungen. Dokumente werden dann nicht mehr lokal in einem Rechenzentrum archiviert sondern in vernetzten Rechenzentren, der Cloud. In einer solchen Cloud kann der Nutzer nicht feststellen, an welchem Ort sich die Daten pysisch befinden. Diese neue Dimension der Unbestimmbarkeit des Archivierungsortes und der Internationalität der Cloud sind archivrechtlich und datenschutzrechtlich kritisch.
Typische Stolpersteine
Intransparente Auslagerung: Gerade beim Einsatz von Cloud-Technologien ist es für den Kunden oft nicht transparent, wo (in welchem Land) die Verarbeitung und Speicherung von Daten erfolgt (Stichwort Cloud-Computing über Ländergrenzen).
Migration beim Einsatz von Dienstleistern: Beim Einsatz eines Archivierungs-Dienstleisters geht man davon aus, dass dieser die obigen Fragestellungen beherrscht - schon aus Eigeninteresse. Dies kann man prüfen, mindestens sollte man aber einige Punkte auch vertraglich regeln.
Zusammenfassung
Die Auslagerung der elektronischen Archivierung und das Cloud Archiving in europäischen und globalen Netzen ist von der Zustimmung der Finanzbehörden abhängig. Wenn der Steuerpflichtige einen solchen Antrag stellt, dann sollte überzeugend ausgeführt werden, dass durch das Cloud Archiving die Besteuerung im Inland nicht beeinträchtigt wird. Für die Archivierung in einem EU-Drittland wird dies gesetzlich gefordert. Wichtig sind Kontrollrechte beim Dienstleister, Regelungen für den Datenzugriff im Rahmen der Betriebsprüfung und eine definierte Vorgehensweise für das Ende des Vertrages.
Für auf die EU beschränkte Cloud-Archivierung ist dies ebenfalls eine selbstverständliche Bedingung. Die Anforderung, dass die Besteuerung im Inland nicht beeinträchtigt wird, kann konkretisiert werden: Während der Archivierung beim Dienstleister oder in der Cloud müssen Integrität und Wiederauffindbarkeit der steuerlich erheblichen Dokumente gewährleistet sein. Die muss sich aus Technik und Organisation ergeben.
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Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
