PraxistippDurchschläge können aufbewahrungspflichtige Originale seinSind Frachtbriefe-Durchschläge aufbewahrungspflichtig? Diese (spezielle) Frage in der XING-Gruppe "Elektronische Steuerprüfung" führte in der Erörterung zu einem verallgemeinerbaren Ergebnis: Durchschläge sind nicht von vorne herein Kopien der ersten Seite, sondern können aufbewahrungspflichtige Originale sein.
Bei aufbewahrungspflichtigen Dokumenten muss auseinandergehalten werden,
- die Anzahl originaler Ausfertigungen und
- die Technik der Vervielfältigung von Dokumenten.
Bei der Technik zur Vervielfältigung von Dokumenten kann unterschieden werden in
- Techniken, bei denen alle Exemplare gleich aussehen wie Drucken auf einem bestimmten Drucker und
- Techniken, bei denen die Exemplare verschieden aussehen wie beim Durchschreibeverfahren.
Die Anzahl von originalen Ausfertigungen eines Dokumentes hängt vom Dokumenttyp ab. Bei Rechnungen beispielsweise gibt es ein Original, bei einem CMR-Frachtbrief sind dies drei. Existieren von einem Dokument mehrere gleich aussehende Exemplare, dann sind genau so viele Exemplare Originale, wie es dem Dokumenttyp entspricht, alle weiteren Exemplare sind Kopien, die ggf. als solche nachträglich gekennzeichnet werden müssen (bei Rechnungen etwa als Duplikat).
Existieren von einem Dokument verschieden aussehende Exemplare (beispielsweise verschiedenfarbige Durchschläge), dann hängt es wiederum vom Dokumenttyp ab, wie viele dieser Exemplare Originale sind und wie viele Kopien.
Die zweite und alle folgenden Seiten eines Durchschreibesatzes grundsätzlich als Kopien der ersten Seite zu betrachten, ist eine in vielen Fällen falsche Sichtweise, nämlich dann, wenn im Durchschlagsverfahren mehrere originale Ausfertigungen eines aufbewahrungspflichtigen Dokumentes erstellt werden.
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