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Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Ausgestaltung und den
Umfang der Auswertungsmöglichkeiten für archivierte Datenbestände
beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff
veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung
(Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche
Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen.
Wie von den Autoren bereits festgestellt kann das zunächst unscharfe
Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen
Auswertungsmöglichkeiten nur unternehmensspezifisch mit Leben erfüllt
werden. Dabei sind grundsätzlich zwei Dimensionen in die Betrachtung
einzubeziehen, die steuerrechtliche, sowie die IT-technische.
Aus steuerrechtlicher Sicht muss im Hinblick auf den Grundsatz der
Verhältnismäßigkeit darauf abgestellt werden, was aus technischen und
finanziellen Gegebenheiten den Unternehmen abverlangt werden kann.
Insoweit bietet sich als Mindest-Maßstab die Auswertbarkeit mit IDEA
selbst an, vorausgesetzt, technische und finanzielle Restriktionen
rechtfertigen diese Einschränkung. Auf der anderen Seite muss jedoch
auch aus IT-technischer und datenbezogener Sichtweise ermittelt werden,
inwieweit dieser Lösungsvorschlag überhaupt in Betracht zu ziehen ist.
Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine
denkbare Möglichkeit darstellt, so lehrt die GDPdU-Praxis auch, dass
dieser Lösungsvorschlag mit zunehmender Komplexität der EDV-Strukturen
sowie wachsender Datenmengen regelmäßig an seine Grenzen stößt. Wenn
das Datenvolumen 2 GigaByte überschreitet, ist IDEA nur eingeschränkt
einsetzbar. Daneben lassen sich gerade datenschutzrechtlich sensible
Tabelleninformationen, welche vom Zugriff des Betriebsprüfers
ausgenommen werden müssen, über eine reine IDEA-Lösung wenn überhaupt
nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand ausgrenzen. Insoweit muss in
solchen Fällen, in denen auch IT-technische Gründe den IDEA-Einsatz
ausschließen, über Alternativen nachgedacht werden.
Die Auswertung über einen sogenannten "IDEA-Client", welcher letztlich
über eine IDEA-Auswertungsfunktionalität verfügt, scheint sowohl vom
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, als auch im Hinblick auf
IT-technische Restriktionen für all jene Unternehmen geeignet, welche
eine übersichtliche EDV-Struktur mit einer begrenzten Anzahl an Daten
und Verknüpfungen aufweisen. Um dem Kriterium der "quantitativ und
qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten" jenseits der
Mindestanforderung IDEA unternehmensspezifisch beizukommen, bietet sich
der in der Fachliteratur bereits anerkannte Lösungsweg eines
universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängigen,
übergeordneten Auswertungsprogramms an. Dieser Lösungsansatz sieht eine
Skalierbarkeit der geforderten Auswertungsmöglichkeiten vor und ist
immer dann in Betracht zu ziehen, sobald die Komplexität der
Datenstrukturen bzw. das zu prüfende Datenaufkommen IDEA an seine
Grenzen stoßen lässt.
Bei beiden Ansätzen, Aufbereitung der Daten zur Auswertung mit IDEA
sowie Nutzung eines unabhängigen, datenbankgestützten
Auswertungsprogrammes wie z.B. audicon TAXMart ist die Frage der
revisionssicheren Archivierung unabhängig zu klären. Hierfür können
Standardarchivsysteme zum Einsatz kommen, die IDEA oder dem
Auswertungsprogramm die entsprechenden Daten zur Verfügung stellen.
Beide Ansätze sind nur praktikabel, wenn bereits im Vorwege die
Vollständigkeit, Richtigkeit und Auswertbarkeit bei der Bereitstellung
aus den Ursprungsanwendungen sichergestellt wurde.
Das Thema Auswertung steuerrelevanter Daten gewinnt inzwischen eine
neue Dimension, die bei der Planung der Speicherung und späteren
Auswertung berücksichtigt werden muss. Die Aufbewahrung von Daten ist
kein deutsches sondern ein internationales Thema. Bedingt durch
internationale Unternehmen und den elektronischen Handel, der über
Internetportale an keinen Staat mehr gebunden agiert, sind
internationale Regelungen erforderlich. Auf länderübergreifender Ebene
sind Arbeitskreise tätig, die europaweite Richtlinien zur Aufbewahrung
und Auswertung steuerrelevanter Daten vorbereiten. Die OECD hat
inzwischen einen ersten Entwurf für eine Spezifikation zur
Strukturierung und Übergabe steuerrelevanter Daten erarbeitet. Die
SAF-T (Standard Audit File - Tax) Spezifikation ist im Ansatz mit dem
deutschen Beschreibunsgstandard vergleichbar, beschränkt sich aber auf
die Buchhaltungssysteme. Als internationale Vorgabe wird dieses Format
Eingang in nationale Gesetzgebungen und kaufmännische Software finden.
Die GDPdU bedeuten damit keinen Endpunkt der Entwicklung sondern zeigen
auf, in welchem Maße zukünftig Dokumentationspflichten eine Rolle
spielen werden. |
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