Seit 2003 beobachte ich in der Diskussion "digitale
Betriebsprüfung" dass unter anderen die Prüfsoftware IDEA als die
Lösung für die Prüfung der richtigen Umsetzung der GDPdU in Unternehmen
vorgeschlagen wird. Mit IDEA können Sie den Datenzugriff GDPdU-konform
sicherstellen und sinnvolle Auswertungen durchführen. Wo bleiben aber
die Belege? Dokumente und E-Mails bieten unter anderen den Nachweis
über den Geschäftsvorgang. Ob wegen der AO, der GoBS oder BASEL II
diese Unterlagen sind unentbehrlich. Alle schriftlichen Nachweise
müssen dokumentenecht abgelegt werden. Und das ist für Sie auch zum
Selbstschutz bei Streitfällen sehr wichtig.
Es ist jedoch ein weiter Weg um alle Anforderungen sicher zu genügen.
Von der Datenaufbereitung alter Systeme, über die lückenlose Ablage der
Dokumente oder die Anschaffung neuer Archivsysteme ist oft die Rede.
Dabei haben Sie sich gerade mit der Migration der
Strukturinformationen, der Bereitstellung der Verfahrensdokumentation,
bis zur Auswertung und einer Test-Betriebsprüfung schon genug geärgert.
Branchenübergreifend haben viele Führungskräfte in meinen Seminaren
"Revisionssichere E-Mail-Archivierung" sehr große Unsicherheit in
Umgang mit den rechtlichen und technischen Anforderungen gezeigt. Die
ganzheitliche Projektierung war mancherorts gar unmöglich. Dazu kommt,
dass die Teilnehmer der Ansicht sind, dass die Steuerberater und die
Wirtschaftsprüfer sowie die Hersteller der Buchhaltungssoftware die
richtigen Informationen und Werkzeuge weitergeben. Solange der
Steuerberater seine Unkenntnis kaschiert und seine Meinung, dass der
Finanzbeamte eine Prüfung nach GDPdU nicht durchziehen kann, weiter
gibt, wird jeder Verantwortliche verunsichert.
Einige Führungskräfte meinen sogar, dass die IT- Abteilung schon "das
Richtige tun" wird. Dabei handelt sich um die technisch ausführende
Kraft. Wie kann aber ein IT-Fachmann die Steuerrelevanz der E-Mails
definieren, woher soll er die gesetzliche Bestimmungen kennen und
welchen Entscheidungsbefugnis hat er über die Finanz- und
Rechnungswesen des Unternehmens. Es sind rechtliche und steuerliche
Anforderungen, die er für die durchgehende Organisation benötigt.
Es ist also wichtig, alle Entscheidungsträger der verschiedensten
Abteilungen an einen Tisch zu bekommen. Die bekannten und die
"angenommenen" gesetzlichen Anforderungen sollten
unternehmensspezifisch definiert werden. Alle Unsicherheiten sollten
vorneweg geklärt werden, um dann die individuelle Vorgehensweise
auszuarbeiten.
Die Sensibilisierung aller Entscheidungsträger ist die
Hauptvoraussetzung für den Einsatz eines sicheren und adäquaten
unternehmensweiten Systems zur digitalen Archivierung aller relevanten
E-Mails und Dokumente.
Die Tatsache, dass die Archivierung digitaler Dokumente nicht nur mit
den Vorschriften der GDPdU zu tun hat wurde in der Öffentlichkeit nicht
explizit kommuniziert.
Tatsache ist, dass die Finanzverwaltung in ihrem Fragen- und
Antworten-Katalog (interner Link auf /faqs/faqsbmf.htm) klar stellt,
dass E-Mails die für die Besteuerung von Bedeutung sind, nach § 147 AO
aufzubewahren sind. Weiterhin sagt die Finanzverwaltung, dass eine
E-Mail ein originär digitales Dokument ist, das maschinell auswertbar
vorgehalten werden muss. Tatsache ist, dass bereits heute viele
Geschäftsprozesse die steuerrelevant sind, auch elektronisch per E-Mail
abgewickelt werden. Die E-Mail ist auch in der Geschäftswelt nicht mehr
wegzudenken. Ein vorausgesagtes jährliches Wachstum von über 40% in der
E-Mail-Kommunikation wird auch in diesem Bereich sein Beitrag leisten.
Um die Praxisnähe zu bewahren, haben wir uns in unserem Seminar zur
revisionssicheren E-Mail-Archivierung zu einer Gratwanderung zwischen
Objektivität und Werbung entschieden. Am Beispiel von iMARC werden die
Teilnehmer mit einer ganzheitlichen Lösung praxisorientiert
konfrontiert. Für die technischen und betriebwirtschaftlichen
Führungskräfte in Unternehmen ist es wichtig zu sehen und zu "fühlen",
wie Paragrafen in der Praxis umgesetzt werden.
Die Teilnehmer für die gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen zu
sensibilisieren, ist das wichtigste Ziel dieser Seminarreihe. Denn erst
bei der ersten Betriebsprüfung festzustellen, dass die eingesetzte
Technologie die gesetzlichen Anforderungen ungenügend abdeckt, ist
meistens für die bereits getätigten Investitionen zu spät. |
