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Mit seinem im Juni 2005 erstmals herausgegebenen „Code of Practice" legt der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ein umfassendes Grundlagenwerk zum Themenkomplex Dokumenten-Management/Enterprise-Content-Management vor. Namhafte Experten der deutschen DMS-Szene haben daran mitgewirkt, auf über 600 Seiten einen aktuellen Überblick über alle relevanten Themen zur Verfügung zu stellen. Unter dem Titel „Dokumenten-Management – vom Archiv zum EnterpriseContentManagement" findet jeder etwas zu dem umfassenden Thema – ob Basiswissen für Einsteiger oder die Erörterung von Detailaspekten.
Das Themenspektrum des Code of Practice reicht von Informationen zur Erfassung von Dokumenten über ihre elektronische Verarbeitung bis hin zur gesetzeskonformen und revisionssicheren Ablage. Hintergrundwissen zu Begrifflichkeiten, Basistechnologien, Software, Hardware, Verfahren, Branchen etc. ergänzen sich mit detaillierten und herstellerneutralen Anleitungen und Hinweisen für Auswahl und Einführung von Systemen. Einsteiger in das Thema erhalten einen roten Faden, anhand dessen sie sich im Wildwuchs von Bezeichnungen und Informationen unterschiedlicher, nicht immer neutraler Quellen zurechtfinden können.
„Wer sich heute Informationen zum Thema Dokumenten- oder Content-Management-Systeme beschaffen möchte, dem bietet sich ein äußerst heterogenes, zuweilen verwirrendes Bild: eine Fülle unterschiedlicher Dokumenten-/Content-Technologien, Lösungsansätze, Definitionen, Teilfunktionen und Architekturthemen, aus denen nur schwer dasjenige System herauszufinden ist, welches die eigenen Unternehmensbedürfnisse abdeckt," erklärt Unternehmensberater Bernhard Zöller, Code of Practice Teamleiter und Co-Autor. Aus dieser Situation heraus entstand das aktuelle Werk, das „dem Leser einen aktuellen, anbieter- und produktneutralen Überblick über den gesamten Themenbogen ‚Vom Archiv zum Enterprise-Content-Management’ liefert", wie Bernhard Zöller und Hans D. Baumeister im Vorwort erklären.
Aufbau des Code of Practice
Die ersten Seiten widmen sich der Terminologie der Branche. Die Grenzen zwischen beispielsweise Dokumenten-Management, Content-Management und Web-Content-Management werden aufgezeigt, die Bedeutungen u.a. von Records-Management, Electronic Data Management (EDM) und Produktdaten-Management (PDM) erklärt, Herkunft und Entstehung der Bedeutungen sowie Unterschiede im internationalen Sprachgebrauch zum besseren Verständnis dargestellt.
Mit diesem „Werkzeug" für die folgenden Kapitel gerüstet, baut sich das Buch größtenteils nach dem logischen Ablauf des Dokumenten-Lebenszyklus auf. So gilt der Erfassung mit technischen Informationen zu Scannern und Erfassungssoftware ein ausführlicher Abschnitt. Anschließend geht es um die Verarbeitung der elektronischen Dokumente. Unter dem Obertitel Dokumenten-Management folgen Detailaspekte wie Input-Management/Eingangskanäle, Dokumenten-Verwaltung, Output-Management und Architekturthemen sowie eine Erläuterung von PDM vor einer detaillierten Abhandlung des Themas Archivierung.
Ein spezielles Kapitel ist dem Thema Workflow gewidmet. Von der Frage „Was charakterisiert Workflow-Management?" bis hin zu Einsatzaspekten in der Praxis und elektronischer Posteingangsbearbeitung handeln die versierten Autoren zahlreiche Unterpunkte des Themas ab.
Technologisches Hintergrundwissen bieten die folgenden DMS-/ECMS-Grundlagen mit Einzelthemen wie Dokumentenformate, Speichertechnologien, Komprimierung, Konvertierung, Snapshot-Technik und Standards. Darüber hinaus finden die Leser hier Informationen u.a. über die elektronische Signatur, rechtliche Grundlagen, Sicherheit in DM-Systemen, Katastrophenfallplanung usw.
Die folgenden Kapitel befassen sich mit den rechtlichen Aspekten der Archivierung, z.B. Aufbewahrungsfristen und GDPdU, Urheberrechten, dem Betriebsverfassungsgesetz, Datenschutz und Knowledge-Management.
Dem Praxiseinsatz wendet sich der Abschnitt „Anwendungsintegration" zu. Hier geht es um Integrationsszenarien (Dokumenterfassung, Recherche), Integrationstechnik, API-Integration, unmittelbaren Datenbankzugriff, Middleware-Ansatz und Standardschnittstellen. Die ECM-Systemmigration wird im anschließenden Kapitel behandelt, unter Besprechung der Aspekte „Migration von einzelnen Komponenten", „vollständige Migration", unterschiedliche Dokumentenformate, erhöhte Systembelastungen und erhöhter Personalaufwand während der Migration, sowie Protokollierung, Migrationsstrategien und –planung.
Die beiden vorletzten Kapitel sind zum einen der Projektvorgehensweise mit ausführlichen Ablaufbeschreibungen gewidmet sowie andererseits verschiedenen Anwendungsszenarien – z.B. automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung, elektronische Rechnung, Anbindung an CAD- und ERP-Systeme, eGovernment oder BundOnline 2005. Den Abschluss bildet ein Blick auf ECM als Vision eines Marktes und strategische Unternehmensentscheidung.
Anleitung und Nachschlagewerk in einem
Den Autoren, die an diesem umfassenden Werk mitgearbeitet haben, ist es zu verdanken, dass Leser bis ins kleinste Detail und auch in die meisten Randgebiete Informationen erhalten. Ein ausführliches und gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis macht es leicht, gezielt auf einzelne Themen zuzugreifen und so nicht zwingend das ganze Werk von vorne bis hinten lesen zu müssen. So ist es gleichermaßen geeignet für Einsteiger und solche, die ihr Wissen themenbezogen erweitern wollen.
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