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In welch merkwürdigem Verhältnis
die konventionelle und elektronische Geschäftswelt zueinander stehen können und
wie weit staatliche Aufbewahrungsanforderungen divergieren können, habe ich
kürzlich bei einem Notarbesuch erlebt. Vertraut mit den hohen Anforderungen an
die Aufbewahrung im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerprüfung fraget
ich den Notar, was denn die Aufbewahrungsanforderungen für die von ihm
ausgestellten Urkundenoriginale seien. „Ein abschließbarer Stahlschrank,
putzfrauensicher.“ so seine Antwort. Als ich den Schrank dann sah, musste ich
unwillkürlich an die GoBS denken, in denen es heißt: „Das Risiko der
Vernichtung der Datenträger ist dadurch zu reduzieren, dass für die Aufbewahrungsstandorte
die Bedingungen geschaffen werden, durch die eine Vernichtung/Beeinträchtigung
der gesicherten Informationen durch Feuer, Temperatur/Feuchtigkeit,
Magnetfelder etc. weitestgehend ausgeschlossen ist.“ Der Stahlschrank erfüllte
diese Bedingungen offensichtlich nicht. Was aber bei einem Feuer- oder
Wasserschaden in den Kanzleiräumen des Notars? „Dann sind die Urkunden halt
weg.“ Wie würde wohl ein Außenprüfer auf diese lapidare Antwort seitens eines
Unternehmens reagieren?
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