Dr. Jens Bücking ist Rechtsanwalt in Stuttgart (www.buecking.com). Er hat seinen Schwerpunkt im Recht der Neuen Medien, dem so genannten "Online- und Multimediarecht". Als Anwalt, Hochschuldozent, Fachautor, Referent und Trainer genießt er auf diesem Gebiet bundesweit hohe Reputation.
Backup und Archivierung sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr
wegzudenken. Welche Bestimmungen dabei in Bezug auf geschäftliche Mails
zu beachten sind, ist Gegenstand dieses Artikels. Diese Bestimmungen
rechts- und revisionssicher umzusetzen und praktikabel in den
Arbeitsalltag einzubinden, gehört zu den Herausforderungen des
Unternehmens. Die Wahl des Archivsystems und die Komplexität der
betrieblichen Umsetzungsorganisation müssen dem Wert der Information
gerecht werden. Aus Unternehmersicht essentiell ist dabei jedoch nicht
allein die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf die
Aufbewahrung handels- und steuerrechtlich relevanter Daten. Dies ist
nur ein Aspekt des Wertes von Information. Ebenso wichtig ist die
vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen unter den
Gesichtspunkten der Beweisrelevanz und des unternehmensinternen
Informationsmanagements. Leistungsfähige und revisionssichere
Archivsysteme zeigen ihre besondere Effizienz daher vor allem dann,
wenn sie nicht allein kaufmännisch sondern zur Speicherung und
Dokumentation sämtlicher elektronischen Informationen eines
Unternehmens eingesetzt werden.
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