Auch die dritte Version vom
BITKOM „Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung“, Punkt 10
„Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?“ schafft kaum Klarheit
für die E-Mail Archivierung. Im Gegenteil, sie besteht aus lauter verwirrenden
Äußerungen und beschert allen Firmen, die diese gesetzlichen Regelungen
umsetzen müssen, noch mehr Ungewissheit.
BITKOM schreibt in seinem
Leitfaden „E-Mails stellen aus steuerrechtlicher Sicht keine generell
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dar und müssen daher auch nicht für den
elektronischen Datenzugriff bereitgehalten werden.“
Wie bitte? Sind
Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, e-Rechnungen,
Liefer-Terminzusagen, Verträge die per E-Mail ankommen oder versandt werden keine
generell aufbewahrungspflichtigen und steuerrelevanten Unterlagen?
Aufgrund welcher Gesetzesregeln
und welcher Klassifizierung BITKOM zu dieser Entscheidung kommt verrät er uns jedoch
nicht.
Nach § 145 AO müssen Geschäftsvorfälle aber von
der Entwicklung bis zur Abwicklung nachvollziehbar sein, nach § 146 AO sind
Aufzeichnungen „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen und
nach § 146 Abs. 4 sind sie unveränderbar aufzubewahren. Wenn dies den meisten
Unternehmen in Papierform keine Mühe machte, so ist es an der Zeit, auch bei
den digitalen Vorgängen die GoBS zu realisieren. Die GoBS (Grundsätze
ordnungsmäßiger Buchhaltungssysteme) erlebt eine Renaissance durch die seit
1.1.2002 existierende GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen).
Weiterhin behauptet BITKOM,
so Zitat„. Werden
steuerrelevante Daten oder Unterlagen per E-Mail versandt, muss der Empfänger nur
diese Anlagen speichern, nicht die E-Mail selbst. In Ausnahmefällen können
E-Mails jedoch auch selbst steuerrelevante Informationen enthalten, z.B.
wenn nur die Mail das Versanddatum einer elektronisch versandten Rechnung
enthält oder nur die Mail eine erforderliche qualifizierte elektronische
Signatur trägt Da E-Mails aber keine maschinelle Auswertung erlauben,
sind für ihre Aufbewahrung lediglich die GoBS zu beachten, die keine zwingende
elektronische Aufbewahrung vorsehen.“
Liebe BITKOM, sollen die
Unternehmen vielleicht mit der Sortierung einzelner Mailtexte und Anhänge
beginnen? Das ist wirklich eine sehr fragwürdige Aussage und für die Mitglieder
und Leser weit entfernt von der Gesetzeskonformität oder einer guten Lösung.
Wie kommt BITKOM zu dieser
Entscheidung, wenn doch auch in den aktualisierten FAQ-BMF Schreiben vom
15.01.2007 steht:
„E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind
nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine
(elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar,
das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten
werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte
Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat“ … und weiterhin
erklärt wird, dass E-Mails im Originalformat zu archivieren sind.
Zitat: „Als Beispiel sei eine E-Mail aufgeführt, die
steuerlich relevante Vertragsgestaltungen enthält. Über den nach GoBS
geforderten Index ist der elektronische Zugriff auf die im Originalformat zu
archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.“
Warum wird dieses Thema seit
Jahren von manchen Experten und Verbänden so verkompliziert? In meinen Workshops, Beratungen und Seminaren
mache ich die Erfahrung, dass die meisten Firmen sich vorbereiten wollen.
Allein ein klarer Blick der Experten und Berater fehlt, um die Projekte in der
Praxis umzusetzen.
Mit gleicher Energie könnten
alle Beteiligten nach gesetzeskonformen, pragmatischen Lösungen suchen.
Von einem Verband wie BITKOM
erwartet man in jedem Falle einen
schlüssigeren Leitfaden. |
