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E-Mail-Archivierung wie bei den Großen - Steuerbüro Neuwirth setzt REDDOXX-Lösung ein
09.02.2009
Die tägliche Spamflut ist für kleine Unternehmen mindestens genauso belastend wie für große Konzerne. Schließlich hat man hier viel weniger IT-Ressourcen zur Verfügung. Meist wird das Aufgabengebiet IT von einem Mitarbeiter mit betreut, oft vom "Chef" selbst. Das gilt auch für das Steuerbüro Neuwirth in Rastatt. Hier kümmern sich acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um Finanzen und Steuern kleiner und mittelständischer Unternehmen aus der Region. Die Aufgaben eines IT-Verantwortlichen erledigt Heinz Neuwirth, Geschäftsführer und Inhaber des Steuerbüros, "nebenbei" mit - unterstützt von seinem Systemhaus, der Kölmel Computer GmbH. Mit deren Unterstützung gelang es Heinz Neuwirth auch, eines der lästigsten Probleme und Gefahren moderner Kommunikationstechnik in den Griff zu bekommen: Spam-Mails.
Auf der Suche nach Spamfreiheit
Obwohl ein wesentlicher Teil des Schriftverkehrs des Büros immer noch per Post abgewickelt wird, ist E-Mail das wichtigste Kommunikationsinstrument zwischen Kunden, Behörden und Mitarbeitern. Mit Spam verstopfte E-Mail-Postfächer sind für die tägliche Arbeit deswegen nicht einfach nur lästig, sondern behindern massiv den Arbeitsalltag. Bisher schützte man sich in der Kanzlei durch den Einsatz einer bekannten Anti-Viren- und Anti-Spam-Software. 2006 stieg die Spam-Belastung so stark, dass sich Heinz Neuwirth entschloss, nach einer neuen Anti-Spam-Lösung Umschau zu halten, die besser zu den Anforderungen seines Unternehmens passt. Nach eigenen Recherchen wandte er sich an Dirk Zerenner, seinen langjährigen Ansprechpartner bei der Kölmel Computer GmbH.
Für Zerenner war schnell klar, dass die E-Mail Management Appliances von REDDOXX die optimale Lösung für Neuwirth sind. "Viele kleinere Unternehmen setzen - auch aus Kostengründen - auf eine Anti-Spam-Software. Die können auch recht effektiv sein, nur lösen sie ein grundlegendes Problem nicht: die Belastung des Netzwerks durch Spam-Mails. Hier setzt REDDOXX an: Die Appliance filtert Spam-Mails aus, bevor sie auf dem Mailserver ankommen. REDDOXX bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine echte Rundum-Lösung für ihr E-Mail-Management. Neben dem REDDOXX Spamfinder, dessen CISS-Funktion 100 Prozent Spamfreiheit garantiert, hat REDDOXX mit dem MailDepot auch eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und mit dem MailSealer eine Lösung zur digitalen Verschlüsselung und Signatur im Portfolio. Und das alles innerhalb einer Hardware-Lösung.", erklärt Dirk Zerenner.
Gute Gründe für REDDOXX
100 Prozent Spamfreiheit und eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung - das hat Heinz Neuwirth schnell überzeugt, vor allem als er die REDDOXX Appliance im Live-Betrieb kennenlernte. Seine Gründe beschreibt er so: "Ausschlaggebend für die Entscheidung für REDDOXX war die Kombination mit der E-Mail- Archivierungslösung MailDepot, obwohl wir ja eigentlich ‚nur' eine Anti-Spam- Lösung gesucht haben. Steuerbüros unterliegen besonders strengen Archivierungsvorschriften, die auch für den E-Mail-Verkehr gelten. Bisher haben wir das mehr oder weniger effektiv über unseren Mailserver abgedeckt - eine eigentlich unbefriedigende Lösung, da sich das Suchen nach älteren E-Mails extrem aufwändig gestaltet. Mit dem REDDOXX MailDepot lassen sich E-Mails und ihre Anhänge sehr einfach und schnell wiederfinden. Man muss nur ein Schlagwort oder den Adressaten wissen. Die Suchmaschine des REDDOXX MailDepot hat die relevanten E-Mails einschließlich Attachments fix gefunden und stellt sie einfach und schnell zu Verfügung."
Einfach installiert, einfach administriert
Benutzerfreundlichkeit, auch für den Administrator, war für die Entwicklung der REDDOXX E-Mail Management Appliances ein wichtiger Faktor. "ITAdministratoren überzeugt die Einfachheit, mit der sich die REDDOXX Lösung administrieren lässt - und die Tatsache, dass Spam- und Viren-Mails erst gar nicht ins unternehmenseigene Netzwerk gelangen. Das entlastet den E-Mail-Server und macht die gesamte E-Mail-Kommunikation schneller. Da der REDDOXX Spamfinder zwischen Firewall und E-Mail-Server ins Netzwerk eingebunden wird", erklärt Andreas Dannenberg, Geschäftsführer der REDDOXX GmbH. Durch eine mehrstufige Filterarchitektur sorgt der REDDOXX Spamfinder dafür, dass nur erwünschte E-Mails die Empfänger erreichen. Insgesamt 15 Filter werden zentral vom Administrator konfiguriert. Reihenfolge und Priorität der E-MailÜberprüfungen können unternehmensspezifisch, gruppenweise bis hin zu einzelnen Mitarbeitern und E-Mail-Adressen unterschiedlich eingerichtet werden. Die persönlichen Black- und Whitelists kann jeder Nutzer selbst verwalten. Sind die Einstellungen einmal vorgenommen, lernt der REDDOXX Spamfinder mit jeder versendeten und zugestellten E-Mail automatisch dazu und sorgt für einen dauerhaft sicheren und schnellen E-Mailverkehr. Der integrierte Virenschutz befreit die eingehende Post von Viren und Malware.
100 Prozent Spamfreiheit durch CISS
Der REDDOXX Spamfinder des Steuerbüro Neuwirths arbeitet mit aktiviertem CISS-Filter. Damit sind hundert Prozent Spamfreiheit garantiert. Um möglichen Irritationen wegen des für viele noch ungewohnten Verfahrens vorzubeugen, hat Heinz Neuwirth seine Partner und Kunden vorher über das neue Verfahren informiert. Das neue Anti-Spam-System stößt überall auf Akzeptanz, bei Kunden und Mitarbeitern. CISS steht für (Confirmation Interactive Site Server). Empfängt der REDDOXX Spamfinder eine E-Mail von einer ihm bisher unbekannten Adresse, versendet er automatisch eine Autorisierungs-Mail an den unbekannten Absender. Diese fordert vom Absender, sich selbst zu verifizieren. Mails von Spamrobotern werden so zuverlässig identifiziert. Das Verfahren wurde von REDDOXX entwickelt und patentiert.
Heinz Neuwirth schätzt, dass er alleine im Vergleich zu früher täglich bis zu einer halben Stunde Zeit spart, ganz zu schweigen von den Nerven. Überzeugt von REDDOXX Spamfinder und MailDepot, plant Neuwirth, auch den REDDOXX MailSealer einzusetzen. E-Mails und Attachements kann man mit dem MailSealer bei Bedarf ver- und entschlüsseln und digital signieren. Die Funktionalität ist kompatibel mit den OpenPGP und S/MIME Standards und fügt auf Wunsch eine rechtssichere Signatur ein |
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