Sachbearbeitung - das bedeutet heute in fast allen Unternehmen, dass die Mitarbeiter über Daten und Unterlagen sitzen, diese benutzen, verändern oder weitergeben und auf diese Weise ihre Arbeit erledigen. Zumeist sind diese Daten und Unterlagen vor der Bearbeitung unorganisiert, uneinheitlich und tauchen dezentral irgendwo auf. Das bedingt nicht nur einen Arbeitsablauf, der schon mal ins Stocken gerät, wenn ein Mitarbeiter krank ist, sondern auch, dass der Chef letztlich wenig Einblick in das hat, was seine Angestellten tun.
Die Alternative dazu sieht ganz anders aus. Im Unternehmen wird nicht nur sämtliche Eingangspost eingescannt und jede eingehende E-Mail landet automatisch in einem Poolarchiv, sondern auch jede ausgehende E-Mail wird kopiert und abgelegt. Rein technisch gesehen könnte jeder Mitarbeiter des Unternehmens jederzeit auf sämtliche Daten und Unterlagen zugreifen, in der unternehmerischen Praxis regeln natürlich Zugriffsrechte und definierte Arbeitsroutinen Aufruf und Bearbeitung. Die Folgen sind für den Unternehmer immens: Er schützt seine Daten durch die frühe Archivierung nicht nur effizient vor Wirtschaftskriminalität, sondern nimmt den Mitarbeitern auch die Suche nach den für sie relevanten Arbeitsunterlagen ab.
Daten und Unterlagen in den Workflow einspeisen
Die gehrer MCS GmbH schafft mit der sogenannten frühen Archivierung die Basis für diese Form der Organisation. Dabei ist der Begriff "Archivierung" in diesem Kontext eigentlich irreführend. Denn die Daten und Unterlagen werden nicht irgendwo dauerhaft abgelegt, sondern in den Unternehmensworkflow eingespeist. Insofern handelt es sich eher um eine Zentralisierung der Information, denn um eine Verwahrung - natürlich ist das Ganze aber ein Archiv im Sinne der GDPdU.
Wird früh archiviert, dann können die Mitarbeiter im Kundenunternehmen über ein gesichertes Netzwerk ihre gesamten Aufgaben erledigen - im Grunde benötigen sie dann statt eines PCs nur noch einen Monitor. Die Programme werden über das Internet genutzt, auf die im gehrer MCS-Rechenzentrum abgelegten Unternehmensdaten und -unterlagen wird ebenso zugegriffen. Entscheidend ist dabei, dass die digitalisierte Unterlage nicht etwa als große Bilddatei, sondern als "Fotografie davon" und damit kleines Dokument sehr schnell aus dem Rechenzentrum übertragen wird. Dadurch verspüren die Mitarbeiter keinerlei Unterschied zu einer Bearbeitung von Unterlagen, die etwa auf ihrer Festplatte abgelegt sind.
Geringere Fixkosten und endlich Transparenz
Die Wege, auf denen die Daten und Unterlagen ins Archiv der MCS gelangen, sind je nach Kundenunternehmen unterschiedlich. Gemeinsam ist ihnen, dass der Zugriff sowohl zum Archivieren als auch zum Wiederaufrufen über das Internet erfolgt, und zwar passwortgesichert. Das spart auf Kundenseite Fixkosten und reduziert Investitionsvolumina bei der Hardware.
Das ist ein weiterer Vorteil der frühen Archivierung gegenüber dem "Ablegen nach dem Erledigen". Darüber hinaus ist die an sie gekoppelte Organisation natürlich genauso prädestiniert für den Einsatz bei mehreren nationalen oder internationalen Standorten - alle Mitarbeiter können rund um den Globus auf dieselben Arbeitsgrundlagen zugreifen - wie für den kleinen Handwerksbetrieb, bei dem der Chef fortan persönlich per Knopfdruck die Eingangspost zur Bearbeitung verteilen kann und auf diese Weise den Überblick behält.
