Will ein Betriebsprüfer umgehend einen Beleg für eine bestimmte Buchung sehen, so hat der Steuerpflichtige diesen zur Verfügung zu stellen. Das gilt nicht nur für Papier, sondern auch für digitale Unterlagen, wie das Finanzgericht Düsseldorf jüngst befunden hat. Bislang lässt sich ein solches Auffinden von Unterlagen inhouse schon mit einer Reihe von Dokumentenmanagementsystemen bewerkstelligen. Schwierig wird es allerdings dann, wenn der Steuerpflichtige seine Unterlagen in einem Rechenzentrum archivieren/speichern lässt.
Nur bei MCS direkter Zugriff auch auf das Rechenzentrum
Derzeit kann am Markt nur eine einzige Lösung dies bieten - sie stammt von der Fürther MCS GmbH. Damit hat der Betriebsprüfer jederzeit direkten Zugriff auf jedwede archivierte Unterlage, egal wie diese abgelegt wurde. In der Praxis funktioniert dies so: Ein Prüfer hat seine IDEA-Anwendung mit Internet/Intranet - Zugang geöffnet. Darin findet er in der Tabelle einen Wert zu dem er gern das damit verknüpfte Originaldokument einsehen möchte. Dazu genügt ein Doppelklick auf den Link-Begriff. Dadurch öffnen sich die zu den Daten gehörigen Unterlagen - entweder im eigenen System oder aber im Rechenzentrum von MCS.
Denn der direkte Zugriff funktioniert bei MCS sowohl im Insourcing wie im Outscourcing und zwar in der Kombination mit den Softwarekomponenten zum Dokumentenmanagement, die MCS von verschiedenen Herstellern anbietet. (Die verschiedenen Lieferanten sind auf der Homepage unter www.gehrer.de einsehbar). Der Prüfer wird damit in die komfortable Lage versetzt, sofort per Doppelklick etwa einen fraglichen Spesenbeleg unabhängig von seinem Speicherort aufzurufen.
Verknüpfung von Daten und Unterlagen
Möglich wird dieser technische Komfort bei einer RZ-Lösung für Z1, Z2 und Z3, der im Übrigen ein Alleinstellungsmerkmal von MCS ist, durch die Kernkompetenz von MCS: den Link von Daten (in diesem Fall von IDEA) zu Unterlagen (in diesem Fall die Belege im DMS) zu schaffen. Diese Philosophie verfolgt das Fürther Unternehmen bereits seit einem Jahrzehnt.
Auf der DMS Expo können Interessierte die Rechenzentrumslösung auf dem Stand von HSP im Verbund mit MCS besichtigen. Darüber hinaus demonstrieren die Mitarbeiter von MCS die Möglichkeiten des direkten Zugriff jederzeit gern bei Ihnen vor Ort.
